Referater

Deltagere:
Dines Nordtorp, medlem af FU (DN)
Henrik Skrydstrup, medlem af FU (HS) - afbud
Asta Broesby-Olsen, medlem af FU (ABO) – referent
Birgitte Romme, kasserer, tilforordnet FU (BR)

Til siden sidst:  

Udskiftning af døre var i fuld gang, da vi ankom til mødet.

Vinduet i biblioteket var sat i og pudsearbejdet omkring det i fuld gang. Mureren oplyste, at der var vinduesrester, så der har siddet et rigtigt vindue tidligere. Hvorfor det blev sløjfet vides ikke.

Det er blevet et lysere og venligere rum.

1. Status på Energirenoveringsprojektet mv.
   Afklaring af budgetposten ”vinduer stald” i LAG-ansøgningen og tilsagnet.
   Enighed om, at Dines kontakter Karsten Gram og fortæller ham om vores problem med denne budgetpost og beder om hans råd til at løse det.

Mellemfinansiering?
Ligeså forhøre sig om, hvor lang tid, vi må forvente selv at skulle mellemfinansiere. Det er nemlig sådan, har Birgitte fundet ud af, at vi ikke kan få en kassekredit. Vi kan som forening godt låne penge, men kun et beløb, der svarer til vores indestående. Og det hjælper os jo ikke i den nuværende situation.

Regnskabsbilag - såvel betalte regninger som dokumentation af de frivilliges timer – kan de indberettes elektronisk? – Kan det reviderede regnskab indsendes elektronisk?
Også disse spørgsmål vil vi gerne have svar på.

Efterfølgende har Dines meldt følgende tilbage:
Jeg snakkede med Karsten Gram og fortalte som det var.
Vinduerne i nederste etage + 3 yderdøre er sat i og resten kommer i næste uge. (Han glædede sig til at se det)
EU – LAG skiltet er sat op – Vi måtte ikke sætte det udenfor -
så i samråd med Naturstyrelsen Karsten Romme blev det sat
lige indenfor hoveddøren – i børstet stålramme. (En udmærket løsning)

Så var jeg inde på ”Vinduer stald” – der kunne vi udmærket bruge regningsteksten ”Mur gennembrudt og åbning til vindue fremstillet” 

Derefter er proceduren:
Vi betaler regningerne til Klaus Witte og Kjeld Hulvej Andersen.
Laver timesedler færdige

Så kommer Karsten Gram på besøg – vi aftalte Nygård – og fotograferer EU LAG-skiltet samt hjælper os med at lave:
·         Bilag 2
·         Anmodning om udbetaling
·         Slutrapport

De bilag, regnskab og timesedler får vores revisor.
Derefter sender Karsten det hele til København for udbetaling. 

Så når vi smertegrænsen – der er 16 til 20 ugers behandlingstid. Karsten kunne puste lidt på såret – de 2 ministre, som projektet høre under, er kaldt i samråd på onsdag hvor emnet: ”Kan man behandle frivillige på den måde”. 

Jeg fortalte Karsten om vores finansielle situation og han kom med et tilbud: Jeg har kr. 56.000,- på en mellemfinansieringskonto, som vi kan snakke om på Nygård. Lånet er rentefrit og stillet til rådighed af Sønderborg Kommune.

Aftale med tømrer om detaljer vedrørende farve på hoveddør samt dørhåndtag
Det er aftalt, at hoveddøren skal males i de farver som den gamle dør havde. Sådan som det også var bestilt. Ved en beklagelig fejl er den blevet leveret med omvendt farvesætning.

Vi ønsker messing dørhåndtag i en gammeldags model (efter forslag fra Klaus Witte) . kan får s hos Genbyg evt. Davidsen (stort krydsgreb med langskilt se http://www.genbyg.dk/doergreb/nye_doergreb_mv_i_messing/ ) Leif vil undersøge om det kan fås, så det passer til vores cylinderlås.

2. Igangsætning af renoveringen af bagehuset – status 
   Arbejdet med udgravningen af huset er næsten færdigt. Der er dog nogle store kampesten samt et lerlag, som er hårdt som sten. Begge dele mener Christian Fischlein kan klares med en ”minigraver” som han vil formidle leje/lån af.
   
   Aftalen er nu, at CF er tovholder på etablering af alt det, der skal ordnes, inden der kan støbes gulv. Dvs. varmerørsforbindelse mellem fyret og bagehuset samt elkabler. Begge dele vil kunne føres igennem rør, der skydes fra hovehuset til bagehuset.
    

NB: Vi er nødt til at afpasse tempoet med renoveringen af bagehuset med vores økonomi, som vil være presset i nogle måneder fremover pga. mellemfinansieringen.
 

Ansøgning om støtte til bagehuset - Dines udarbejder et forslag til ansøgning til A.P.Møller, som han sender til os andre 3 i FU. Først vil han samarbejde med Povl Valdemar om strukturen på ansøgningen.
 

Birgitte har fundet flere mindre fonde, som hun søger.
 

3. Økonomi og regnskab (BR) – udsendt inden mødet.
   
   Økonomien som sådan er fin ud – det er blot mellemfinansieringen, der er problemet. Det vil i nogen grad være løst, hvis vi får lånet fra Sønderborg Kommune, som Birgitte har søgt. + evt. det rentefri lån som Karsten Gram har stillet os i udsigt.
    
4. Arbejdseftermiddag 21. maj kl. 14 – 19

Bespisning: Vi bifaldt Birgittes flotte tilbud om at lave boller i karry.

Programmet for dagen er udsendt og der er pt. ikke mange tilmeldte. Asta udsender endnu en opfordring, da der har været lidt kludder med udmelding af forskellige datoer

Program:
14 – 14.30 kaffe
14.30 – 17.30 arbejde
17.30 - 18.30 middag + orientering om aktuelle sager
Derefter oprydning

Det er også denne gang kløvningsarbejde fra om formiddagen. Dette styrer Ole.

5. Operaen:

Evalueringsfesten 17. juni 2013 Kl. 17

Servering: tærter med salat og flutes.

Endelig melding til Klaus (Detlef): onsdag den 12. juni

Senest tilmelding til Asta: tirsdag den 11. juni  

Dines melder: Jeg talte med Klaus i morges og bestilte 3 slags tærter:
·         Skinke porer
·         Tomat løg
·         Gyros
·         med tilhørende salat

til 30 mennesker til den 17. juni med afhentning klokken 16.
Hvis vi vil have til mere end 30 mennesker skal Klaus have besked senest onsdag den 12. juni.

Hvervning af frivillige: Der er udsendt mail til alle medlemmer om at melde sig.
Pt. er der 29 personer på listen – vi har brug for min 20 til.
Leif Melchior har meddelt at han stiller med parkeringsvagter fra Brandværnet og sit arbejde. Og herved er antallet af frivillige til operakoncerten næsten på plads.
 

6. Evt.

Nøgler til Nygård:
Ud over nøgle til Christian Fischlein, besluttede vi, at alle ugevagter skal have nøgle til Nygård, dvs. yderligere 3 nøgler til Birger Jønsson, Erik Justesen og Randi Leest.

Opgaver der er undervejs: Anskaffelse af håndtag til badeværelset i stueetagen BR aftaler med FBO, Opsætning af ekstra højttaler i spisestuen, således at der er mulighed for at anbringe publikum til arrangementer her.

Opgaver (ønsker) der pt. venter: Bålsted og flytbart bålkøkken, Renovering af pagoden