Referater

Deltagere:
Dines Nordtorp, medlem af FU (DN)
Henrik Skrydstrup, medlem af FU (HS)
Asta Broesby-Olsen, medlem af FU (ABO) – referent
Birgitte Romme, kasserer, tilforordnet FU (BR)

 Til siden sidst:  

På grundlag af referat fra mødet om renovering af bagehuset modtaget inden FU-mødet er dagsordenen tilføjet et punkt 4.

1. "Energirenovering Renovering af Nygård med nye døre og forsatsvinduer" (DN)
   Forhold vi skal have afklaret i forhold til LAG:
   
   Punkt M i ansøgningsskemaet skal uddybes mere med begrundelser: 

FU var enige om følgende formuleringer:
 
-Fordi Naturstyrelsen, der ejer Nygård og er en offentlig virksomhed, ikke har økonomisk mulighed for at gennemføre projektet. Foreningen Nygård har som lejer og bruger af huset interesse i at energirenovere bygningen for at spare på udgifterne til energi.

- Fordi projektet er en anlægsopgave, der vil give energibesparelser og hermed ikke udgift, men besparelse på driftsbudgettet.

-Fordi Foreningen Nygård har fået udarbejdet en energirapport, som danner baggrund for projektet.

Krav til information: I tilsagnsbrevet står følgende: ”Det er en forudsætning for udbetaling af tilskud, at det tydeligt fremgår af publikationer (brochurer, foldere og nyhedsbreve og websider), at EU og Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har deltaget i finansieringen af projektet. Logoer kan anvendes i den forbindelse. Hvis Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters logo anvendes, så skal EU’s logo også anvendes.

Enighed om, at teksten på vores skilt ændres, så LAG Sønderborg erstattes af  EU og Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. Dines tjekker med Karsten Gram om dette er ok, før skiltet sættes i værk.

Vigtigt at skiltene er klar, når vi indsender anmodning om udbetaling

Mellemfinansiering:
Enighed om at få en aftale med Sydbank om en billigste form for finansieringen af mellemfinansieringen, f.eks. i form af en kassekredit på 200.000 kr.

For at få de 125.000 kr. udbetalt, skal vi have betalt udgiftsbilag for i alt 253.862 kr. for det afsluttede projekt (svarene til et godkendte budget)
Ansøgning om udbetaling sker på et særligt skema og vedlægges revisorerklæring fra en registreret eller statsautoriseret revisor. Birgitte har allerede talt med vores revisor om det (det særlige er, at hans regning fra revisionen skal indgå i det regnskab, han skal revidere ;-)
Anmodningen om udbetaling skal indsendes i 2 eksemplarer til LAG Sønderborg, der så skal besigtige projektet. Derefter indsender de anmodning om udbetaling af tilskuddet til NaturErhvervsstyrelsen.
Der kan derfor godt gå et par måneder fra vi har betalt regningerne, til vi får udbetalingen.

Udover regningen til Alstømrerne, skal vi også finansiere el-arbejdet (Glen Bernecker: pris 1000 kr. + moms og murerarbejdet (Klaus Witte: pris 12.000 kr. + moms).
Et af udgiftsbilagene er på 5000 kr. til det frivillige arbejde.
Så reelt er det beløb, vi skal punge ud med 248.862 kr. + udgift til el og murer 16.250 kr.= i alt 265.112 kr. Tidspunkt sandsynligvis ultimo maj/primo juni.

Vi har pt. 15.000 kr. fra Danfoss + 10.000 kr. fra Sydbank + 40.000 kr. vi har hensat = i alt 65.000 kr.

Dette er baggrunden for vores ønske om en kassekredit (el.lign.) på 200.000 kr.

Når projektet er færdigt, skal vi indsende erklæring til SE for at få udbetalt tilskud på 5.899 kr.
Når LAG- midlerne og SE-tilskuddet er udbetalt, i alt 130.899 kr. resterer der en udgift på 69.213 kr., som vi selv skal finansiere via kassebeholdningen eller på anden vis. Vi håber på at få noget fra Alving-fonden og søger Sønderborg Kommune om et rentefrit lån (vi ansøger om hele beløbet og er glade for det, vi måtte få).

Frivillig-opgaver i forbindelse med projektet:
Følgende er indsendt:

Aktivitet                                                               Person/timer              I alt
Flytte møbler, så håndværkerne kan komme til       2 mand á 2 timer         4
Flytte møbler tilbage når håndværkerne er færdige  2 mand á 2 timer         4
Udbedre og male 27 vinduesåbninger á 1½ time      3 mand á 13.50 time    40½
Rengøring efter at håndværkerne er færdige            4 mand á 2 timer         8
Bortkørsel af affald                                                 1 mand á 1½ time        1½

I alt                                                                                                          58

Afdækning af gulv og trapper er inkl. i tilbud

Vi har i ansøgningen angivet frivilligt arbejde for 5.000 kr. Timepris i flg. tilsagnsskrivelsen er 100 kr.  Dines har fundet et skema til dokumentation af det frivillige arbejde. Et skema for hver frivillig, der skal underskrives af en frivillige.

Vi skal kun yde 50 timers arbejde, da det er det, der skal fremgå af vores udgiftsbilag.

Tidsplan: Hulvej oplyser, at de første vinduer vil være klar ca. midt i april. Udskiftningen vil ske i etaper.
Dines aftaler tidspunkter (husk at tjekke Nygårds kalender inden!) og giver Asta besked, så de bliver booket i Nygårds kalender. Vigtigt, da der løbende kommer nye bookninger o.a. ændringer i kalenderen.

FU aftalte, at Dines bestiller el-arbejdet nu.

Vanskeligste periode bliver, når det nye vindue i biblioteket skal etableres. Vigtigt med god afdækning af vindueshullet i mellemperioden, hvor hullet er lavet og skal tørre og indtil det nye vindue er indsat. Dines aftaler med Klaus Witte.
Vigtigt at Birgitte og Asta får besked, så snart der er sat tidspunkt på, således at evt. lejere kan blive informeret om, at biblioteket ikke kan bruges i denne periode.

Frivilligopgaverne styres af Birgitte, således at de kan udføres løbende i takt med udskiftningen – evt. kan noget af malearbejdet ske på arbejdsmandagene 22. april og/ eller 13. maj. Dines og Birgitte sørger for at få udfyldt skemaer med timetal, opgave og hver enkelt frivilligs underskrift

Afslag fra Byggeriets ildsjæle (Real Dania).

2. Markering at overrækkelse af de 10.000 kr. fra Sydbank mv.  (DN)
   Foregår på Sydbanks aktionærmøde på Nørherredhus mandag 18. marts. Dines og Henrik repræsenterer Nygård. Der medbringes foldere om Nygård og Operaen og der forberedes en lille takketale, som samtidig med er PR for os.
    
3. Skiltning af sponsorater (DN og ABO)
   Se ovenfor.
    
4. Igangsætning af renoveringen af bagehuset (obs:vi bruger ikke mere andre betegnelser)?
   Ifølge referatet fra mødet om igangsætning af renoveringen af bagehuset, indebærer det følgende udgifter:
   Murer-arbejde (Klaus Witte) i alt ex. moms 76.068 kr. =            95.085 kr.
   Tømrerarbejde (Henrik Drud Nielsen) – i alt inkl. moms            19.250 kr.
   I alt                                                                                      114.335 kr.
   
   Hertil kommer udgifter til
   -filtergrus
   -gulvflamingo
   -riomåtter
   -gori47 mv.
   -diverse ????
   
   Koordinering af udgifter og frivilligtid er vigtigt i dette års 3 projekter:
   - energirenovering
   - bagehus
   - opera
   således at vores ressourcer slår til – også til den almindelige drift

FU giver bagehusgruppen grønt lys til igangsættelse af renoveringen af bagehuset. Der er hensat 100.000 kr. og disse midler prioriteres hertil. Operaen skønner vi økonomisk hviler i sig selv, og energirenoveringen klarer vi, som beskrevet ovenfor.

Det er vigtigt, at alt arbejdet i forbindelse med bagehuset styres af de to håndværkere (i samarbejde med Ole og Finn selvfølgelig) – uanset hvilke kompetencer vi selv måtte have blandt de frivillige.
Dette, fordi et er vigtigt at have et godt samarbejde mellem håndværkerne og de frivillige af hensyn til den fortsatte renovering.

5. Økonomi og regnskab (BR)
   Driftøkonomien ser fortsat ok ud og er baggrunden for, at vi kan have disse 3 store projekter kørende samtidig.
    
6. Evt.
   I forbindelse med operaprojektet finder FU fortsat, at de frivillige betaler fuld pris for at deltage, men er parat til at drøfte særtilfælde.  FU anbefaler, at der afholdes en evalueringsfyraftensfest hvortil alle medvirkende indbydes mandag den 17. juni med fælles spisning – beløb hertil afsættes.

Opgaver der er undervejs: .