Deltagere:
Dines Nordtorp, medlem af FU (DN) - afbud
Henrik Skrydstrup, medlem af FU (HS)
Asta Broesby-Olsen, medlem af FU (ABO) – referent
Birgitte Romme, kasserer, tilforordnet FU (BR)
Fastlagte møder mv. i 2013 :
FU-møder: 7. januar, 6. februar, 13. marts, 10. april, 15. maj og 5. juni (onsdage)
Festaften for de frivillige: Fredag den 1. februar kl. 18 – 22
Bestyrelsesmøde: mandag 25. februar kl. 16 – 17.30
Generalforsamling: mandag 25. marts kl. 19
Arbejdseftermiddage: mandag 22. april og mandag 13. maj – begge dage kl. 14 - 20
Operakoncert: søndag 16. juni 2013
Dagsorden:
Til siden sidst:
19 deltog i arbejdseftermiddagen 12. november, så mange ting blev nået, bl.a. oprydning i bagehuset.
Nye foldere uddelt til medlemmer, der deltog i fællesspisningen 12. november.
Ansøgning til Danfoss om støtte til isoleringsprojekt afsendes iflg. DN inden årets udgang.
- Nye foldere om leje af Nygård og hvervning af frivillige (ABO)
Nu har vi folderne og skal så overveje, hvad der videre skal ske med dem.
-
Fremlæggelse af et antal eksemplarer på bibliotekerne
ABO sørger for at folderne bliver fremlagt på bibliotekerne i Sønderborg Kommune og hvis muligt også i Tønder og Aabenraa kommune samt evt. på Det danske biblioteks i Flensborg og Det tyske mindretals biblioteker her i landsdelen -
Fremlæggelse på turistkontoret
ABO undersøger mulighederne
Forslag om Sydbank: ABO undersøger.
Herudover opfordres alle der kommer på Nygård: såvel medlemmer som lejere til at tage folderne med og dele ud til venner og forretningsforbindelser.
-
Forslag om ny revisor (BR / ABO)
For formelt at overholde Nygårds vedtægter:
(hvori der står: § 31 Regnskabet revideres af en af bestyrelsen udpeget statsautoriseret eller registreret revisor inden fremlæggelse på generalforsamlingen)
beder ABO pr. mail bestyrelsen om at give tilsagn om udpegning af Hans-Werner hardt til revisor for Nygårds regnskab allerede fra revisionen af regnskabet for 2012.
- Økonomi og regnskab (BR)
BR hensætter 20.000 kr. til vedligeholdelseskontoen her i december /alternativt i februar måned 2013.
Beslutning om dækning af kørsel for udstillere på påskeudstillingen:
Der betales 1 kr. pr. km.
Km-tal beregnes som 4 X afstand mellem Nygård og udstillers bopæl iflg. Krak/Google Maps.
BR indberetter kun kørsel til skat i forbindelse med udbetaling af honorarer til optrædende
- Fastlæggelse af arbejdslørdag og arbejdseftermiddag i foråret 2013
Mandag den 22. april og mandag den 13. maj – begge gange fra kl. 14 – 20 inkl. kaffe og spisning.
- Evt.
Salg af Operabilletter ved indbetaling på konto og tilsendelse af billetter
BR vil godt påtage sig at sende billetter pr. post til de der betaler direkte på kontoen.
Det vil koste 6. kr. i porto pr. brev, men er lettest i arbejdsgang.
Der oprettes en særskilt Nygård koncertkonto hos Sydbank.
Drøftelse af at sætte prisen til 195 kr. eller199 kr. pr. billet for at lette arbejdet for kassereren. Er det nødvendigt, hvis vi har særlig konto?
Forudbestillling af billetter ved arrangementer blev drøftet ud fra drøftelsen med de frivillige på arbejdsmandagen, hvor flere i andre sammenhænge havde god erfaring med forudbestilling.
Formålet er at give en bedre oplevelse for de der kommer til arrangementerne og sikre, at ingen kører forgæves.
Hermed forslag til løsningsmodel:
Der kan bestilles billetter på Nygårds mailkonto. Dette skal fremgå af plakat, pressemeddelelse samt nygårds hjemmeside og facebookside.
BR vil godt påtage sig at tage imod bestillinger.
Følgende tilbagemelding gives på bestillinger:
Der er reserveret X antal billetter til X arrangement, som bedes afhentet senest et kvarter før arrangementets start.
BR laver en liste med bestillinger.
Stole forsynes med reserveringsskilte, som fjernes et kvarter før start.
Anskaffelse af lærred til den store sal
For at få bedre afvikling af arrangementer, hvori der indgår billeder, ønsker arrangementsgruppen et lærred opsat foran vinduet ud mod kirsebærtræet i salen.
BR undersøger loftets bæreevne hos Leif Melchior og indhenter priser.
Stoleopstilling på tværs af salen blev afprøvet på arbejdsmandagen. Der kan uden besvær være 50 tilskuere.
Stoleopstillingsplan (evt. diskret afmærkning) udarbejdes.
På længere sigt kan det overvejes at få projektoren anbragt i loftet (fordele og ulemper bør overvejes inden).
Opgaver der er undervejs: .
Anskaffelse af håndtag til badeværelset i stueetagen BR aftaler med FBO
Anskaffelse af lås til højttalerkabinet BR aftaler anskaffelse af hængelås med kode med FBO
Opsætning af ekstra højttaler i spisestuen således at der er mulighed for at anbringe publikum til arrangementer her.
Opgaver (ønsker) der pt. venter:
Bålsted og flytbart bålkøkken
Renovering af pagoden
Etablering af vindue i biblioteket, hvor der nu er et blændet vinduslysning (anslået udgift til murer 10.000 kr.) – tømrerdelen er med i tilbuddene om nye forsatsvinduer.