Referater

Siden sidst:  
Brændeskur: Naturstyrelsen Odense har den 2. februar meddelt os dispensation fra strandbeskyttelseslinien. Der er nu 4 ugers høringsperiode.

Informationstavlen er færdig, kan ses pt. i biblioteket på ¨Nygård. Træstativet var blevet fejlleveret, men er nu i Sønderborg hos PG, der vil male det, hvorefter det skal transporteres til Nygård og graves ned.

Billeder fra Nygård både ude og inde: Lars Morsbøl Thomsen fra DONG har taget en del billeder under sine ophold på Nygård. Tilbyder os en cd med dem.

1.     Generalforsamling 2011 er fastlagt til mandag den 21. marts 2011 kl. 19

1.1.  Vedtægtsændringer:

Fra sidste års generalforsamling: ”Der var enkelte opklarende spørgsmål, men kun ét egentligt problem: § 6.1 i forhold til §9.2. Nogle af medlemmerne er usikre på formuleringerne om stemmeret, det var svært at forstå, hvad meningen er. FU fik til opgave at udarbejde en ændring, der forelægges som forslag på næste generalforsamling.”

AC har sammen med BJ foreslået følgende ændring:

§ 9 stk. 2 Stemmeret har medlemmer, der har betalt kontingent senest 31. december i regnskabsåret forud for generalforsamlingen. senest dagen før har indbetalt kontingent for det sidst afsluttede regnskabsår.

Herudover har Danmarks Naturfredningsforening tilkendegivet, at DNs medlemmer ikke kan indtræde i en anden forenings bestyrelse som medlem, men gerne med observatørstatus.

For at imødekomme dette foreslås følgende ændring:

§ 15 Bestyrelsen er sammensat på følgende måde:

 

Antal	Vælges /udpeges	Suppleres ved varigt forfald
3	Vælges på den ordinære generalforsamling, jf. § 16 og § 17.	Af 2 suppleanter, valgt på den ordinære generalforsamling, jf. § 16 og § 17.
1 observatør uden stemmeret	Udpeges af Skov- og Naturstyrelsen – eller hvem, der har ansvar og ejerskab for Nygård.	Af udpegeren.
1	Udpeges af Sønderborg Provsti	Af udpegeren.
1 observatør uden stemmeret	Udpeges af Danmarks Naturfredningsforening, eller en forening med lignende interessefelt	Af udpegeren
1	Udpeges af en kulturinstitution	Af udpegeren
0-4	Udpeges af bestyrelsen selv, jf. § 19	Bestyrelsen selv, jf. § 19

 

Enighed i FU om at fremsende de 2 forslag til medlemmerne sammen med indkaldelsen til generalforsamling og den foreløbige dagsorden.

1.2.  Indkaldelse og dagsorden

Vedtægterne siger:

§ 8 stk. 1 Ordinær generalforsamling indkaldes 1 gang årligt i første kvartal af regnskabsåret af bestyrelsen.

§ 8 stk. 2 Ordinær generalforsamling indkaldes med mindst 4 ugers varsel ved annoncering på foreningens hjemmeside samt elektronisk udsendelse til medlemmerne af dagsorden med angivelse af tid og sted.

§ 11 Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal omfatte mindst følgende punkter:

1.     Valg af ordstyrer og referent, samt 1-2 stemmetællere.

2.     Fremlæggelse og godkendelse af beretning fra bestyrelsen, herunder evaluering af det forudgående års aktiviteter i Foreningen Nygård.

3.     Fremlæggelse og godkendelse af revideret regnskab.

4.     Indkomne forslag, der er udsendt til medlemmerne senest 10 dage før generalforsamlingen.

5.     Fastlæggelse af budget og kontingent for det indeværende forretningsår.

6.     Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, jf. § 16 og § 17.

7.     Eventuelt.

 

§ 10 stk. 1 Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være sendt til foreningens adresse senest 14 dage før generalforsamlingen.

§ 10 stk. 2 Forslaget udsendes til medlemmerne senest 10 dage før generalforsamlingen.

ABO udarbejder indkaldelsen til generalforsamlingen, foreløbig dagsorden mv. og udsender det til medlemmerne pr. mail. BR udsender til medlemmer uden mail.

1.3.  Valg af ordstyrer og referent – forslag?

Ole Andersen som ordstyrer – referent: BR

1.4.  Valg og valgprocedure:

§ 17 For de bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, der vælges af generalforsamlingen, gælder:
§ 17 stk. 1 Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter sker for 2 år.
§ 17 stk. 2 To medlemmer og 2. suppleant er på valg i lige år.  
§ 17 stk. 3 Ét medlem og 1. suppleant er på valg i ulige år.

Vi er i et ulige år så ét medlem, Annelene Christensen, og 1. suppleant, Birger Jønsson, er på valg

Valgregler:

1.     Kandidater foreslås af generalforsamlingen. Det er tilladt at foreslå sig selv.

2.     Det undersøges om de foreslåede kandidater ønsker valg.

3.     Der kan stemmes på 1 kandidat, hvis der kun er én plads, der skal besættes, på 2 kandidater, hvis der er to eller flere pladser, der skal besættes.

4.     I rækkefølge efter faldende stemmetal besættes bestyrelsespladser og prioriterede suppleantpladser, til alle pladser er besat.

5.     Ved stemmelighed mellem 2 eller flere kandidater, således at det ikke kan afgøres hvilken type plads de skal besætte, foretages afstemning mellem netop disse kandidater for at afgøre rækkefølgen. Der kan stemmes på 1 kandidat. Ved fortsat stemmelighed foretages lodtrækning.

Enighed om disse valgregler samt at skulle der være behov for yderligere aftales det mlm. ordstyrer og formand.

1.5.   Beretning – input til beretningen? – fra arbejdsgrupperne – andre?
Birgitte har optalt følgende:
Antal dage, hvor Nygård har været "beboet" i 2010: 134 dage
Antal lejemål i 2010: 78 Antal gæster (lejere) der har haft ophold på Nygård i 2010 i en eller flere dage: 707 (!!)
Lejerne kommer fra lokalområdet, fra København, Sjælland, Jylland og Fyn - altså fra hele landet.

Asta har opgjort arrangementsvirksomheden i 2010 således:
I alt 12 arrangementer med 1170 deltagere, heraf 734 i påsken og til Sankt Hans. 436 deltagere i de 10 øvrige. Heri er medregnet medlemsarrangementet med Inge Adriansen.

Tovholderne fra arbejdsgrupperne opfordres til at melde ind med en sammenfatning fra årets gang i gruppen.

AC foreslog, at beretningen blev krydret med billeder fra 2010, arrangementer mv. – herudover kunne vi måske vise Lars´s billeder.

1.6.  Regnskab – 20 ex. af det reviderede regnskab er klar.<

BR medbragte revisionsprotokollat fra det nye revisionsfirma til underskrift i FU.
Vores hidtidige revisors firma (Claus Clausen) er blevet opkøbt af:
KPMG
Statsautoriseret Revisionspartnerselskab
AUDIT
Sundmarkvej 12
6400 Sønderborg
Som noget nyt i forhold til tidligere år er det udarbejdet et revisionsprotokollat som fastlægger dels Forretningsudvalgets dels revisorens opgaver og ansvar. Herudover skulle vi underskrive en erklæring om forhold af væsentlig betydning for årsregnskabet.

Revisionsprotokollatet samt selve årsrapporten scannes af ABO og lægges på vores hjemmeside, så der er åbenhed om og adgang til foreningen Nygårds økonomiske forhold.

Årsrapporten 2010 er af revisor påtegnet en erklæring om, at årsregnskabet giver et retvisende billede af foreningens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31.12.2010.

Årets resultat:                 44.717 (14.549) – tal i parentes 2009
Egenkapital 31.12.:       107.020 (62.303)
Depositum mv.               29.400
Gæld Sønderborg K.        12.000

Opstillingen af regnskabet ligner i store træk tidligere års. BR har igen i år lavet sin egen oversigt.

Vi blev enige om, at BR oversigt + selve vores regnskabs regneark viser vi med projektoren – og medbringer i trykt form kun de 20 eksemplarer af det officielle regnskab.

1.7.  Planlægning af aftenen – hvem hjælper til?

Forretningsudvalget mødes kl. 18 d. 21. marts og gør lokalet klar. Der serveres franskbrød med ost og pålæg (BR tovholder)

2.    Punkter til bestyrelsesmødet inden generalforsamlingen (dato pt. ikke fastlagt):
- Beretningsudkast
- Drøftelse af regnskab
- Bestyrelsens visioner for 2011 og de kommende år
- Ideer til fonde

Forslag om at vise billeder (BR oplyser, at der er hjemkørsel af træ 19.2 – velegnet til fotos)

3.    Opsamling fra sidste møde: ikke behandlet

4.    Rengøring: Fra Inge Matzen: Hermed nogle tanker og ideer vedr. rengøring på Nygård:
Min erfaring er, at det er meget større arbejde at gøre rent efter fuldt hus en hel uge, der laver al maden selv, end et hold på f.eks 5-7 personer, der evt. , at man kunne tage 1500 kr for rengøring i disse situationer. Der er ikke så mange af denne type, men de findes.
Efter jule-opholdet var der behov for hovedrengøring i køkkenet. Alt var brugt og endevendt. Alle steder kunne vi godt se, at der havde været mange mennesker.

Dette blot for at I kan overveje det, og for at fortælle jer, hvordan jeg oplever situationen. Jeg ønsker virkelig bare at holde standarden.

FU ønsker også at opretholde standarden og besluttede fremover at betale Inge, når der er ophold, der kræver ekstra rengøring, f.eks. af køkkenet.

Punkt til næste møde:

·         Skal vi fastholde retræteugerne?

·         Forslag om at ledige tidspunkter løbende 14 dage frem fremover stilles til rådighed for medlemmer på samme vilkår som retræteugerne.

5.    Evt.
Mødet afsluttedes med, at FU besluttede placeringen af informationstavlen i venstre side af parkeringsarealet ned mod Baronens høj. PG spørger evt. Egon om hjælp til nedgravningen.

Efterfølgende så AC, BR og ABO på, hvad der skal gøres mht. reetablering af terrassen (OA), anbringelse af den store sten samt fældning af skyrækkeren. De to sidste ting aftaler AC med Egon.

9.2.2011/Asta

---