Deltagere
Christian Fischlein, medlem af FU (CF)
Arne H. Blom, medlem af FU (AHB)
Asta Broesby-Olsen, medlem af FU (ABO) – referent
Birgitte Romme - bookingansvarlig, tilforordnet FU (BR)
Anne-Marie Jensen (AMJ) – kasserer, tilforordnet FU (AMJ)
+ Suppleant Inge Matzen (IM)
+ Suppleant Gudrun Løkke (GL)
Møder mv. i 2021/22
FU-mødedatoer i foråret 2022: 9. februar, 16. marts, 20. april, 25. maj og 15. juni. (i kalenderen)
Ugevagtsmøde: onsdag 19. januar 2022 kl. 15.30 (i kalenderen)
Påskeudstillingsgruppens møde 10. januar flyttet til mandag 24. januar 2022 kl. 10 – 12 (i kalenderen)
Medlemsaften: fredag 28. januar 2022 aflyst – udsat til 2023
Musikgruppemøde mandag 7. februar 2022 kl. 9 – 11 (i kalenderen)
Natur/kulturudvalgsmøde mandag 21. februar kl. 10-12 (i kalenderen)
Generalforsamling mandag 21. marts 2022 kl. 19? (i kalenderen)/ forslag: onsdag 25. maj
Bestyrelsesmøde mandag 28. marts 2022 kl. 15 – 17? (i kalenderen) / forslag: onsdag 1. juni
Arrangementsprogram 2022
- 26. januar, 23. februar samt 30. marts 2022: Litteratur i fællesskab - onsdag eftermiddage kl. 15 – 17
- Søndag 3. april 2022 kl. 14 - 16: Fællessangseftermiddag med Kitty Hovgaard
- 14.-18. april: Påskeudstilling
- Søndag 15. maj 2022 kl. 15 – 17: FolkBalticakoncert
- Tirsdag 14. juni: Træf for Cykelklubberne på Nordals
- Lørdag 8. oktober 2022 kl. 13 – 17: Højskoleeftermiddag
Siden sidst :
Lejekontrakttillæg om at Foreningen Nygård ikke har ansvar for skjulte rør og ledninger
Vi afventer stadig udspil fra Naturstyrelsen.
Opfølgning på Fyr og Flamme – status på vores to fyr (fra OA):
Den eksisterende vandmåler sidder bag på træfyret. Finn påtaget sig opgaven at holde øje med vandstanden i varmeanlægget og foretage den nødvendige påfyldning. Ideelt skal dette ske 2 gange om året.
Revideret udgave af OAs rapport er vedhæftet dette referat (tilsendt FU 3.12.)
Opfyldning af piller: Ole, Birgitte og Knud har sørget for at vores pillelager igen er fyldt op.
Brandsikring: Arne laver skilte om at der ikke må fyres i ovn og pejs samt skilt om at brandstigen ikke må fjernes fra vindueskarmen.
Asta tilføjer fyringsforbuddet i lejekontrakten.
Dagsorden:
- Revision af Nygårds regnskab for 2021
Anne-Marie modtog 7. januar 2021 denne mail fra vores revisor Allan Schøne som svar på forespørgsel om afleveringstidspunkt og pris i år:
”Vi er udfordret på vores kapacitet, så vi kan ikke fortage revision af Foreningen Nygård for 2021 før april måned (ca. medio april).
Hvis ikke dette er acceptabelt, må foreningen indlede samarbejde med en anden revisor.
Pris: 9.600 kr. + moms. ”
FU blev orienteret og Anne-Marie og jeg har efter de indkomne kommentarer drøftet sagen og blevet enige om at forelægge problematikken for FU:
Konsekvensen er, at vi må flytte generalforsamlingen til maj (og hermed også bestyrelsesmødet).
For at det kan ske, må vi have en sikker afleveringsdato fra revisoren.
Når vi har en statsautoriseret revisor er det baseret på vores vedtægter hvori der står:
”§ 31 Regnskabet revideres af en af bestyrelsen udpeget statsautoriseret eller registreret revisor inden fremlæggelse på generalforsamlingen. ”
Dette er svar til Arne og Birgitte, som har stillet spørgsmål ved, om vi kunne vælge en anden revisor.
Baggrunden for vores vedtægter skal nok findes her https://www.mynewsdesk.com/dk/presselogen/blog_posts/hvornaar-skal-man-benytte-sig-af-en-statsautoriseret-revisor-98058
I disse tilfælde SKAL man bruge en statsautoriseret revisor
Som børsnoteret selskab eller finansiel virksomhed skal man have revideret sit regnskab af en statsautoriseret revisor. Derudover vil man også anvende en statsautoriseret revisor, når man som forening skal ansøge eller modtage om økonomisk støtte fra det offentlige. Desuden skal man også benytte en statsautoriseret revisor, hvis man skal have foretaget fuld revision af sit regnskab.
- 2. Udbedring af vandskadet gulv i biblioteket
Desværre forløb prøveslibningen på det gamle gulv ikke som forventet:
Mandag 13. december skrev Christian følgende:
Als Gulvservice var på Nygård i fredags og udføre en prøve slibning, men det gik ikke så godt, det viser sig at det umuligt at slibe, der er alt for mange lag gammel maling, det gør at pudseskiven kører varm og gammel maling brænder sig på skiven.
Jeg sender et billede med af skiven den har Kun kørt i 2 minutter
Så vi må finde en anden løsning.
- december 2021 mail fra Christian: Hej Asta og Arne
Hermed tilbud på nyt gulv i bibliotek.
Det er godt nok noget dyrere, men vi har nok ikke andre valg.
Måske tæppe fliser som på første sal, men det kræver også en forbehandling, da de gamle gulvbrædder er halvrunde, så jeg tror ikke det er billigere.
Jeg mener også at trægulv er det rigtige til rummet.
Mail fra Arne:
Hej Christian
Tak for tilsendte. Ja, det løber op i 32.000 kr. inkl. moms.
Af alternativer har vi vel kun enten afhøvling, slibning og lakering af gulvbrædderne eller gulvtæppe, og ingen af delene er nok billigere, som du skriver.
- ·Hvad er det for gulvbrædder, han har tilbudt – altså hvor tykke er de? Er det sådan noget klip-sammen noget eller noget bedre?
- ·Der står også, at det er fyr – er gulvet ikke af bøg i salen?
Herefter talte vi sammen pr. tlf. og enedes om at igangsætte projektet, så vi kunne forvente at få arbejdet udført i januar som planlagt. Så Christian har bestilt gulvet.
- januar fik vi denne mail fra Birgitte:
Maling i biblioteket
I dag har Inge, Ole og jeg flyttet de fleste møbler ud af biblioteket. Derefter ser væggene ikke godt ud. De trænger meget til maling.
Det skulle vi gerne kunne gøre mens rummet er tomt og mens vi har malerne i huset. Malerne kommer i næste uge.
En tanke fra mig: hvis vi ikke har råd til at male både trappeopgang og bibliotek kunne vi måske tage biblioteket nu og vente med trappegangen som er forholdsvis pænere end biblioteket?
Håber FU kan tage en hurtig beslutning.
Besked fra Christian:
Jeg foreslår at vi maler vægge og lofter i trappegang, det har vi et tilbud på fra Jan på 10825,00 kr. + moms, og vi så ikke maler vanger, spark, balustre og håndløber på trappe, der er ligeledes et tilbud fra Jan på 7450,00 kr. + moms, da vi påtænker at lægge ny vinyl på trappen engang, så er det bedre vi venter med det.
Jeg kontakter Jan i morgen og for et tilbud på at male biblioteket.
Ny gulv i bibliotek koster 25.900,00 kr + moms
Trappegang koster 10.390,00 kr. + moms
- januar har Christian, John og Finn dels flyttet de sidste møbler ud af biblioteket dels fjernet parketgulvet. Christian har sørget for at få det aftagne gulv afleveret på Vesterlund.
- januar er gulvet lagt.
Renovering af trappegangen mv. i januar 2022 - 2023
Januar måned 2022 er reserveret i kalenderen til renoveringsarbejdet - Se ovenfor.
Ny trappebelægning i 2023 /2024
CF har indhentet tilbud på linoleumsbelægning samt messingkanter hos Als Gulvservice.
Tilbuddet lyder på 68.900 kr. ekskl. moms = 86.125 kr.
Vi skal selv reparere evt. skader i gulvet under den nuværende belægning. Så renoveringen vil beløbe sig til min. 90.000 kr.
Vi aftalte at søge Mads Clausen-fonden om tilskud til dette.
- Forsikringer
Lejers ansvarsforsikring? Frivilliges ansvarsforsikring?
Fra Britt (Arnes forsikringskontakt har vi fået tilsendt et oplysende Fakta ark om tingsskade før ansvarsskade (vedhæftet som bilag)
ABO har givet tilsagn til Arne om, at Nygård betaler for den hjælp vi har fået fra Britt med en overnatning på Nygård.
- Økonomi (Anne-Marie)
Arne har udarbejdet et regneark, som er mere overskueligt (en fane i samme regneark, der viser balancen overskueligt og enkelt) se eksempel her:
Opgørelse fra Birgitte
Birgitte har lavet en opgørelse af: Nygård forudbetalinger opgørelse +Antal medlemmer samt Lejekontrakter ved udgangen af 2021. (Vedhæftet som bilag)
AMJ efterlyste på sidste FU-møde en afklaring af sin rolle som kasserer. Er blevet opmærksom på det i forbindelse med, at banken skal have en oversigt over bestyrelsesmedlemmerne med dokumentation. Dette er de 7 personer som udgør bestyrelsen – dvs. ikke kassereren.
Kassererrollen skal afklares – og i givet fald kan det medføre en vedtægtsændring.
Prøv at se dette link: https://frivillighed.dk/guides/kassererens-opgaver-og-rolle-i-frivillige-foreninger
I vores vedtægter står således:
”§ 25 stk. 2 Kasserer og bookingansvarlig udpeges af forretningsudvalget og deltager som tilforordnede i udvalgets møder. ”
Se her om tegningsretten: https://frivillighed.dk/guides/bestyrelsens-ansvar-for-foreningens-oekonomi
'At tegne en forening' betyder at kunne handle og underskrive på foreningens vegne og dermed forpligte foreningen. Det er typisk formanden og kassereren eller formanden/kassereren og et andet bestyrelsesmedlem, som er tegningsberettigede. I nogle foreninger er tegningsretten fastlagt i vedtægterne, men hvis ikke det er tilfældet, må I træffe beslutningen på et bestyrelsesmøde. Sørg under alle omstændigheder for, at der findes et dokument, som beskriver tegningsretten i foreningen
Hidtil har det i praksis været Nygårds formand og kasserer der har tegnet Foreningen Nygård, men i vores vedtægter står således:
”§ 32 Foreningen Nygård tegnes juridisk og økonomisk af formanden i forbindelse med et andet medlem af bestyrelsen eller af et flertal af bestyrelsesmedlemmer. ”
For at få overensstemmelse med praksis samt få kassererens rolle tydeliggjort i vedtægterne, har jeg følgende forslag til vedtægtsændring:
”§ 32 Foreningen Nygård tegnes juridisk og økonomisk af formand og kasserer”.
- Udflugter fremover: Forslag til 2023 – 2025
Fremover forsøger vi at finde frem til nogle steder / seværdigheder, som folk ikke selv kører til.
Forslag: Flensborg – Hamborg
GL foreslår: Lübeck – vil gerne være guide – sidst i maj/ først i juni 2023. Vedtaget
- Evt.
Huske- opsamlingsliste
Projekter og 0pgaver der er undervejs /ideer
Ny hjemmeside – skalerbar til mobil.
Det har været meget godt at have kontakt til Joomlaeksperten, fordi One.com, som hoster vores hjemmeside, har opdateret nogle ting, som pludselig betød, dels at der ikke kunne lægges noget på hjemmesiden, dels at der pludselig optrådte en masse koder på siderne.
Begge problemer blev løst af Joomlaeksperten.
Asta søger stadig efter en person at dele arbejdet med hjemmesiden med – pt. en føler ude hos Morten Flytkjær
NB: GL foreslog, at kontakte Jes-Peder Løkke, som har erfaring med at arbejde med hjemmesider
Det vil være fint, hvis Birgitte kan lægge bookinger direkte ind i kalenderen.
Arne foreslog, at vi inden vi går i luften med den nys side, gennemgår opbygningen og alle sider og ser om de er forståelige.
Denne proces er på forskellig vis igangsat.
Forslag fra Arne om Gæstebog på nettet?
Indhegning af æbletræet – havegruppen finder en løsning som forhindrer at børn kravler i træet og ikke skæmmer omgivelserne.
Kalkning af hvilerum: Christian er tovholder. Gentagelse af kalkningen i januar 2022?
Stormhasper: Der er tre vinduer i stueetagen, der mangler stormhasper (bl.a. det hvor vinduet ikke var haspet). Finn sørger for montering.
Bog til at skrive kommentarer fra lejere i – Inge sørger for en ny bog
Inge gennemgår mappen til vores lejere.
Septiktanken skal vi huske at tjekke- Christian er den, der bestiller.
Ligeså skal de vandbeholderne i affugterne i bagehuset og det bagerste rum i underetagen tømmes med mellemrum.
Kreaturerne ved Nygård. Forpagteren er Søren Rasmussen tlf. 26 14 70 44.
NB: Angående vanding af køerne. Der behøver ikke være vand i karret, da køerne kan få vand dels i Karens Bæk / dels i søen mod syd.
Skilt opsættes ved parkeringspladsen.
Møde for Ad – hoc gruppen
Vi blev anbefalet at oplyse alle frivillige om, at de skal selv sørge for et have en heltids ulykkesforsikring. ABO udsender meddelelse til alle frivillige herom.
Lejekontrakt tilføjelse om brug af ovn og pejs.