Deltagere:
Anne-Marie Jensen AMJ, tilforordnet som foreningens Nygårds kasserer
Arne H. Blom AB (indtrådt i FU og bestyrelsen som suppleant ved Henrik Skrydstrups udtræden 2021)
Birgitte Romme BR, tilforordnet som foreningen Nygårds bookingansvarlige -afbud
Christian Fischlein CF (medlem af FU genvalgt 2021)
Elisabeth Vestergaard EV (udpeget af bestyrelsen)
Gudrun Løkke GL (medlem af FU som suppleant 2021) afbud
Hanne Risgaard HR (udpeget af bestyrelsen)
Inge Gillesberg IG (observatør, Naturstyrelsen)
Inge Matzen IM (medlem af FU som suppleant genvalgt 2020)
Tanja Zeba Horst TZH – (udpeget af bestyrelsen – indtrådt i bestyrelsen ved dette møde i stedet for Anne Bertram)
Tamira Mariann Jørgensen TMJ ( Sønderborg provsti) indtrådt i bestyrelsen 2021 i stedet for Kitty Hovgaard)
Asta Broesby-Olsen ABO ( medlem af FU genvalgt 2020 og formand 2010- ) – mødeindkalder og referent
Referat
Mødet startede med en præsentationsrunde
Kommende møder:
Næste bestyrelsesmøde: mandag 28. marts 2022 kl. 15.00 – 17.00 (i kalender)
Foreningen Nygårds Generalforsamling mandag 21. marts 2022 kl. 19 (i kalender)
- Farvel til Anne Bertram som medlem af Nygårds Bestyrelse og til Henrik Skrydstrup som medlem af FU og Nygårds Bestyrelse - taget til efterretning
- Konstitution ifølge vedtægterne: ABO genvalgt til formand
ABO rejste spørgsmålet om ene evt. næstformand samt sekretær
Vedtægterne siger om bestyrelsen:
Bestyrelsens opgaver:
§ 20 stk. 1 Bestyrelsen konstituerer sig ved første møde efter den ordinære generalforsamling med en formand. Mødet afholdes senest en måned efter generalforsamling.
§ 20 stk. 2 Formanden skal have lokal forankring, tage del i den daglige ledelse og engagere sig i den daglige drift.
§ 21 Det er bestyrelsens opgave at skabe rammerne for og tilse, at foreningens formål bliver opfyldt, at indgåede aftaler og kontrakter med samarbejdspartnere følges, at være ambassadører for foreningen samt at være inspirationskilde og sparringspartner for foreningen.
§ 22 Bestyrelsen modtager ikke vederlag, men udlæg for ophold og transport i forbindelse med bestyrelsens møder kan refunderes, forudsat, at foreningen har økonomiske midler til det.
Bestyrelsens møder:
§ 23 stk. 1 Bestyrelsen mødes mindst 2 gange om året.
§ 23 stk. 2 Formanden indkalder med 2 ugers varsel til disse og andre bestyrelsesmøder, han finder nødvendige.
§ 23 stk. 3 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når indkaldelsesreglerne er overholdt, uanset antal fremmødte.
- § 23 stk. 4 Referat fra bestyrelsens møder lægges efter godkendelse af formand og forretningsudvalg på foreningens hjemmeside.
§ 23 stk. 5 Bestyrelsen kan herudover vedtage sin forretningsorden.
TMJ tilbød sig som sekretær fra næste møde
Spørgsmålet om næstformand drøftes på FU og evt. forslag behandles på næste møde, som falder efter generalforsamlingen og hvor bestyrelsen igen skal konstituere sig.
- Bestyrelsesformalia
Bankreglerne (Hvidvaskloven) er sådan, at Sydbank skal have en aktuel oversigt over bestyrelsesmedlemmer med skriftlig legitimation. Vi har derfor fået kopi af sundhedskort og pas/kørekort på de nye, dvs. Arne og Tamira, så sørger Anne-Marie for at indsende en ny oversigt samt dokumentation til Sydbank.
AMJ sletter den tilsendte billeddokumentation fra sin computer efter at dokumentationen er afleveret til Sydbank.
TZH og AMJ aftaler nærmere om, hvorledes TZHs dokumentation overføres elektronisk forsvarligt.
- Orientering om, hvad der er sket siden vores sidste bestyrelsesmøde 9. juni 2021:
- Tillæg til lejekontrakt der beskriver hvad der er omfattet at statens selvforsikring og der skal fastsættes og noteres, hvilken ”præmie” Nygård betaler for dette.
I den nuværende lejekontrakt har Foreningen Nygård ansvar for indvendige anlæg (el og vand) – men dette er ikke tidssvarende, da forsikringsansvaret for disse områder ifølge forsikringsselskaberne hører hjemme hos husejeren (hvilket betyder at foreningen ikke kan tegne forsikringer på disse områder)
Udspil fra Naturstyrelsen afventes. - Nygårds forsikringer
Der tegnes bestyrelsesansvarsforsikring – enighed om at det var vigtigt. Og ligeså netbankforsikring
Spørgsmålet om forsikring mod tredjepart – relationer (lejeres evt. skader, ødelæggelser, uheld – eller anmodning om dækning af udgifter ved aflysning af lejemål (f.eks. dobbeltbookning o. lign) blev rejst:
Undersøges hos forsikringsmægler.
- Byggesager /forbedringer /vedligeholdelse og anskaffelser
Badebænk er opsat – bestyrelsen roste bænkens fremtræden
Rensning af tagrender. CF foreslog, at man sikrede sig mod bladnedfald i tagrenden ved at spænde et rundt net hen over tagrenden i hele længden. En langtidsbar løsning. IG tager forslaget med til Naturstyrelsen.
- Planlagte projekter / opgaver
Renoveringen af trappegangen er planlagt til januar 2022 – CF har fået accept af tilbuddene fra maler fra sidste år.
Herudover indhentes pris på ny gulvbelægning i trappegang – linoleum ligesom nu. Arbejdet tænkes udført januar 2023.
Vandskade –gulvet i biblioteket CF indhenter tilbud på nedslipning og lakering af det gamle gulv. Der laves en prøveslibning først.
IG besigtigede skaden.
Ny hjemmeside – skalerbar til mobil er under udarbejdelse. Der er købt hjælp til omstillingen.
Anlægsfirma til at slå det lange græs – vedtaget i FU således
2 vilde områder slås i juni og til vinter -2 to nordligste – det rundt om kastanjetræet og det langs stendiget; 1 vildt område slås kun til vinter – det tættest på søen – pris pr. år 15.000 kr.
Lige til orientering de tilbud vi fik på græsslåning:
Tilbud på slåning af plænen 26 gange fra april til november er:
Hjelm kr. 45.662,50
Bladt kr. 35.750,00
Så vi er glade for at Birger fortsat slå græsset i vækst perioden.
- Aktiviteter på Nygård
Udlejningen: Status ved Birgitte Romme
Meldingen fra BR er, at det går rigtig godt med udlejningen i 2022 – og 2023 er også godt i gang. AMJ nævnte, at lejeindtægten i 2020 var på 140.000 kr. på trods af coronaen.
Herudover:
Åben Skovhave på Nygård i Nørreskoven 25. september 2021: 6 deltagere med stor interesse for vores have.
Afledt heraf en snak om rekruttering af nye frivillige.
TZH foreslog at lave frivilligtiltag for målgruppen børnefamilier. Hvor børn kunne hjælpe til med enkle gøremål i haven – alternativt kunne der arrangeres aktiviteter i skoven med børnene, mens forældrene udførte frivilligt arbejde, f.eks. i haven.
Kommende arrangementer:
- Litteratur i fællesskab onsdag eftermiddage kl. 15 - 17
17. november 2021 samt 26. januar og 23. februar 2022 - Juletur i samarbejde med Naturskolen søndag 28. november 2021 kl. 10 – 13
ABO nævnte, at det var vanskeligt at skaffe hjælpere til dette arrangement.
- Aktiviteter samt tiltag for de frivillige
Der er dannet en ny arbejdsgruppe ”Husgruppen” med Anne-Marie som tovholder – taget til efterretning
Udflugten til Roskilde 16. september 2021 blev aflyst pga. for få tilmeldte
I stedet inviteredes de aktive frivillige med ægtefæller på
Et bette krydstogt til Ballebro med middag på Ballebro Færgekro. – taget til efterretning
- Økonomi ved Anne-Marie Jensen
Budget 2022
Anne-Marie forelagde forslaget til budget, som blev vedtaget. Dog skal beløbet for udgifter til arrangementer sættes til samme beløb som indtægter (da det har været tendensen gennem alle årene) - Martin Trier Mørks forslag: Nygård KULTURHUS.
- juni sendte MTM sit – på eget initiativ udarbejdede - ideprojekt til en ombygning af den ene ladebygning til Nordals’ Louisiana.
FU drøftede på mødet 11. august alle de indkomne tilkendegivelser og indstiller på denne baggrund til bestyrelsen, at Martin Trier Mørks forslag ikke gennemføres.
FU har taget denne beslutning på baggrund af tilkendegivelserne fra en stor del af Nygårds aktive medlemmer især de skriftlige tilkendegivelser fra Ole Andersen og Annelene Christensen (disse vedhæftes dette referat samt vil blive vedhæftet indstillingen). Herudover lægger FU vægt på tilkendegivelserne fra Inge Gillesberg.
Bestyrelsen træffer den endelig beslutning om forslaget.
Bestyrelsen besluttede – efter en drøftelse af de forhold og udsagn som lå til grund for FUs indstilling - at skrinlægge projektet
- Bestyrelsens input til Nygårds fremtidige aktiviteter og drift – kom frem i drøftelserne undervejs.
-
IG fortalte om planerne for ”Urørt skov i Danmark” – og i Nørreskoven i særdeleshed.
Der vil blive en overgangsperiode (ca. 5 år), hvor der fortsat i et vist omfang vil blive fældet træer.
Nogle arealer vil fortsat skulle afgræsses. Skoven skal fortsat ”plejes” så folk kan færdes i den – nogle områder vil blive indhegnet.