Deltagere:
Medlemmer: Inge Gillesberg (Skov- og Naturstyrelsen)
Anne Margrethe Hvass (Sønderborg Provsti) - afbud
Bjarne Graabech-Sørensen (Syddansk Universitet)
Bjørn Winther (Vækstcenteret)
Peter Ruge (Formand)
Annelene Christensen (valgt på generalforsamlingen 2009)
Peter Grønlykke (valgt på generalforsamlingen i år)
Asta Broesby-Olsen (valgt på generalforsamlingen i år)
Gæster: Martin Trier Mørk, Ebbe Enøe
Velkomst (PR)
Formanden bød velkommen til bestyrelsesmødet, som ligger tæt på 2-årsdagen for ibrugtagningen (1. maj 2008) og indvielsen (17.maj 2008). Fandt, at det var godt at mødes igen og beklagede den lange pause i bestyrelsesmøderne, som har været begrundet i foreningens proces (igangsat på sidste års generalforsamling) i at gå fra startfase til driftsfase udmøntet i de nye vedtægter. En proces, der har strakt sig over næsten et år, og som har skabt en nødvendig afklaring af bl.a. bestyrelsens rolle og opgaver. Formanden har ikke ønsket at ulejlige bestyrelsen udsigtsløst, men afventet afklaringen.
En særlig velkomst til dagens gæster Martin Trier Mørk samt Ebbe Enøe, som begge deltog pga. kommende byggeprojekter.
Også en velkomst til de 3 nye bestyrelsesmedlemmer, valgt af generalforsamlingen: Annelene Christensen, valgt på generalforsamlingen 2009, men ny i bestyrelsessammenhæng, da der – som nævnt - ikke har været afholdt bestyrelsesmøder siden, samt Peter Grønlykke og Asta Broesby-Olsen, begge valgt på generalforsamlingen i år.
1.Årets gang på Nygård (AC)
AC berettede i ord og billeder om arbejdet med driften af Nygård, som udføres af ca. 30 frivillige. Billederne talte for sig selv om livet i arbejdsgrupperne: brændegruppen, havegruppen, arrangementsgruppen suppleret med fakta og små fortællinger. Arbejdet i driftsgruppen, ugevagtsgruppen, kassererfunktionen og bookingfunktionen blev ligeledes belyst med eksempler og fakta.
Alt i alt fik bestyrelsen et fint indtryk af alle de små og store arbejdsopgaver de frivillige udfører på Nygård.
Bestyrelsen applauderede og flere (bl.a. IG og PR) konstaterede, at det oprindelige projekt er lykkedes med den brede spændvidde i arrangementerne. Bestyrelsen finder de frivilliges indsats bemærkelsesværdig og gav udtryk for at der er en god pressehistorie heri.
Herefter var der besigtigelse af huset indvendigt samt af bagehuset. ABO redegjorde undervejs for nogle af de problemer, der er i bygninger:
A Strømforsyningens begrænsede kapacitet (vanskeliggør og begrænser brugen af køkkenet)
B Lydforholdene i sal, stue og køkken (gør det vanskeligt at høre, når der er mange til stede)
C Manglende omfangsdræn (er medvirkende til fugtproblemer i lokalet i underetagen)
D Støvnedfald i samme lokale (kan forhindre benyttelse heraf)
A og C er bygningens ejer, Skov og naturstyrelsen bekendt med, men IG oplyste, at skovens økonomi er trængt og ikke pt. giver mulighed for at dække udgifter til at bringe disse forhold i orden.
Mht. C blev det nævnt, at omfangsdrænet muligvis ikke løser problemet. BW nævnte, at han privat har fået støbt en cementplade ned i jorden langs væggen, hvorefter der ikke har været fugtproblemer.
B er der her i foråret lavet støjundersøgelser af, samt indhentet forslag til afhjælpning. Aftalt at MTM får forslaget tilsendt for at sikre, at løsningen harmonerer med rummene.
D blev foreslået løst ved at spartle loftet.
2.Beretning ved formanden (PR)
Punktet blev kun kort behandlet, idet referatet fra generalforsamlingen udgjorde den skriftlige beretning og den egentlige mundtlige beretnings indhold udmøntes i dagsordenens efterfølgende punkter.
3. Konstituering (PR)
Peter Ruge afgik som formand og udtrådte af bestyrelsen.
Asta Broesby-Olsen valgtes som ny formand.
Bestyrelsen valgte at supplere sig med Ebbe Enøe som medlem, specielt med henblik på byggeprojekt.
De institutionsudpegede medlemmer var blevet bedt om at overveje deres bestyrelsespost ud fra bestyrelsens rolle og opgaver i de nye vedtægter.
Ud fra en afklarende runde om intentionen i de nye vedtægter udmeldtes følgende:
- Bjørn Winther stiller sin plads til rådighed.
- Bjarne Graabech-Sørensen vil søge at finde en afløser fra Syddansk Universitet
- Anne Margrethe Hvass vil overveje, hvordan Sønderborg Provsti (ændret i de ny vedtægter fra Haderslev Stift) skal lade sig repræsentere (meddelt telefonisk)
4. Redegørelse for vedtægtsændringer (ABO)
Dagsordenen var vedlagt de nye vedtægter samt et kort uddybende notat.
ABOs præsentation af vedtægtsændringerne fokuserede på foreningens ledelsesstruktur og opgavefordelingen mellem bestyrelsen, forretningsudvalget og arbejdsgrupperne (se vedhæftede powerpointpræsentation).
Herudover blev der lagt vægt på formandens opgaver:
- Formanden skal være lokal forankret og har ansvar for den daglige drift sammen med FU
- Formanden skal sikre god kommunikation mellem arbejdsgrupper, forretningsudvalg, bestyrelse og samarbejdspartnere samt i foreningen i det hele taget
- Formanden har til opgave at inspirere til nye initiativer og til udfoldelse af visionen for Nygård
- Formanden skal arbejde for at skabe samling om fælles værdier blandt foreningens medlemmer
5. Økonomi (ABO)
Foreningens regnskab for 2009 og budget 2010 blev omdelt.
Bestyrelsen konstaterede med tilfredshed den positive udvikling i økonomien (usædvanlig i disse krisetider) baseret på en stigende udlejningsaktivitet og de frivilliges store arbejdsindsats.
6. Bestyrelsens opgaver og dens sammensætning Oplæg til drøftelse ved Inge Gillesberg og ved Asta Broesby-Olsen.
ABO beskrev under punkt 4 bestyrelsens opgaver således:
- At engagere sig i Nygårds vision - men ikke i den daglige drift og ledelse
- At skabe rammerne for og tilse, at foreningens formål bliver opfyldt
- At indgåede aftaler og kontrakter med samarbejdspartnere følges
- At være ambassadører for foreningen
- At være inspirationskilde og sparringspartner for foreningen
IG nævnte følgende vigtige opgaver for bestyrelsen
- Retningsgiver – i respekt for det visionære arbejde. Huske alle på visionen
- Inspirator – se tingene udefra – input – bringe andre erfaringer på banen – stille nysgerrige spørgsmål – skabe tilpas forstyrrelse til at skabe forandrin
- Ubundet af personrelationer – at kunne bevare et helikopterperspektiv - kunne være mægler i mulige konflikter
- Kontrolfunktion – regler følges – værn mod vilkårlighed
- Økonomiansvarlig
- Ikke-opgaver – ikke at involvere sig.
BGS tilsluttede sig IGs oplæg.
Vigtigt at finde en institution/forening på naturområdet til at udpege et medlem til bestyrelsen.
7. Kommende byggeprojekter – øvrige projekter (EE og MTM)
Bagehuset
EE redegjorde for, at projektet er indledt ved, at foreningen sammen med S&N har en ansøgning til Ribe Miljøcenter klar til afsendelse om tilladelse til at udføre ombygningen i forhold til strandbeskyttelseslinien.
EE forventer en sagsbehandlingstid på 3-6 måneder.
Kommunen behandler i følge EE byggetilladelse og godkender.
EE skønner at sommer 2011 er realistisk som byggefase.
MTM gennemgik skitseforslaget, der indebærer 5 forholdsvis små rum med mulighed for 10 sovepladser samt toilet og bad og et minikøkken. De nuværende tagsten pilles ned og genanvendes.
Prisoverslag på håndværkerudgifter: 600.000 kr. ex. moms. Arkitekthonoraret vil udføre 10 % heraf. Af disse vil MTM generøst skænke Nygård de 40.000 kr. Og den øvrige betaling vil kunne ske i form af ophold på Nygård.
ABO rejste spørgsmålet, om kapaciteten af strømforsyningen til Nygård ville kunne klare den udvidelse af forbruget, som bagehuset vil medføre.
BW peger på, at udvidelsen af sengepladser gør stedet mere attraktivt set fra et kursusarrangørperspektiv.
Finansieringsmuligheder
PR har forespurgt hos A.P.Møller-fonden, som for 2 år siden gav udtryk for, at vi bare kunne henvende os igen. For fonden er den økonomiske situation anderledes nu: nu ønskes medfinansiering f. eks fra andre fonde, fra SNS, foreningens opsparing, frivillig arbejdskraft etc.
IG foreslår projektorienteret frivillig-arbejde: ex. brække gulv op, male etc. MTM gav udtryk for at inddragelse af frivillige vil være mulig.
BGS peger som BHJ-fonden som en mulighed. Herudover blev det nævnt, at firmaer som er lejere (f.eks. Dong) kunne spørges.
Brændeskur
MTM viste sit skitseforslag, der er en renovering af det eksisterende brændeskur, idet det er samme sokkel som det nuværende skur står på, der anvendes. Forslaget integrerer et rygerskjul. Også her genanvendes de nuværende tagsten. Indvendigt vil der være detaljer i tagkonstruktionen, der signalerer gedigen kvalitet.
SNS er skeptisk overfor at bringe flere funktioner ind i det. I stedet foreslås en separat rygepavillon.
Brændegruppen er også kun interesseret i en enkelt funktion.
Aftalt at skitseforslagene til såvel bagehus som brændeskur sendes ud sammen med referatet (se vedhæftede filer)
8. Medlemsstatus og PR-arbejde (ABO/PR)
Da tiden var fremskreden, blev punktet som sådan ikke behandlet.
Peter Ruge vil undersøge mulighederne for at lave et løst landsdækkende netværk af ressourcepersoner – en ekstern ambassadørgruppe: f.eks. Bjørn Winther, Bjarne Graabech-Sørensen, Martin Trier Mørk m.fl. Dvs. folk uden for nærområdet, som har en relation til projektet.
Opgaver f.eks.: støtte i finansieringsopgaver eller PR-opgaver eller anden ekspertise.
9. Evt.
ABO takkede som ny formand de afgående bestyrelsesmedlemmer.
IG takkede Peter Ruge.
IG overrakte Nygård et maleri af en lokal maler med motiv fra Englændergraven.
PR overrakte en gave, han havde fået fra en sine kursister (Grethe Ecklon) med den klausul, at den meget gerne må hænge på Nygård - hvis Nygård gerne vil have det. Gaven er et maleri af Gitte Buch (se www.gittebuch.dk )
22.04.10/Referent ABO på grundlag af PRs noter.