Deltagere:
Andreas Andersen AA (Danmarks Naturfredningsforening)
Annelene Christensen AC (valgt af generalforsamlingen, medlem af forretningsudvalget FU)
Ebbe Enøe EE (udpeget af bestyrelsen)
Inge Adriansen IA (Museum Sønderjylland, Syddansk Universitet)
Inge Gillesberg IG (Skov- og Naturstyrelsen)
Peter Grønlykke PG (Sønderborg provsti, valgt af generalforsamlingen og medlem af FU)
Asta Broesby-Olsen ABO (valgt af generalforsamlingen, medlem af FU og formand) – ordstyrer og referent
Referat
0 Næste møde blev aftalt til mandag 3. oktober 2011 kl. 16.30 – 18.30
1. Velkomst ved ABO: Godt at det lykkedes at finde et tidspunkt, hvor alle bestyrelsesmedlemmer havde mulighed for at deltage.
2. Siden sidst:
ABO fortalte, at orienteringsstoffet her i dagsordenen vil indgå i et nyhedsbrev, der udsendes til medlemmerne inden generalforsamlingen.
2.1. Bestyrelsen: Henvendelse fra Andreas Andersen om DNs holdning til foreningens repræsentation i bestyrelser. FU har i den anledning stillet forslag til generalforsamlingen om at AAs dvs. DNs repræsentation i bestyrelsen fremover bliver som observatør.
ABO redegjorde for, at bag FUs forslag ligger holdningen, at det for Nygård er vigtigt at have AA (DN) i bestyrelsen som ambassadør for Nygård, som samarbejdspartner og som en del af Nygårds netværk. FU ser ikke, at der vil være problemer med observatørstatussen.
På spørgsmålet om den ændrede status vil betyde noget for Naturstyrelsen i relation til Nygårds lejekontrakt og samarbejdsaftale, svarede IG, at hun også ser de nævnte roller for DN som bestyrelsesmedlem som værende det vigtigste, så ok til observatørstatus (som IG selv kender fra sin egen placering i bestyrelser som repræsentant for Naturstyrelsen).
AA udtrykte tilfredshed med forslaget.
2.2. Byggesager /forbedringer og vedligeholdelse
É bachhus:
Bestyrelsen tog forløbet omkring ansøgninger/afslag til efterretning. PG har forslaget til ansøgning til Mærsk-fonden lige på trapperne.
EE spurgte om der var en plan B, hvis det blev et afslag fra Mærsk. ABO svarede, at Real Dania vil være næste step samt at kassereren som plan C har nævnt, at det kunne blive nødvendigt at låne til bagehus-projektet.
Brændeskuret:
Bestyrelsen bifaldt beslutningen om det ændrede projekt. IG gav udtryk for, at det også havde gjort det lettere at få dispensationen fra strandbeskyttelseslinien, at der nu er tale om en reel renovering af det eksisterende brændeskur.
ABO orienterede om, at foreningen selv påtager sig at finansiere udgifter til det arbejde, der ikke kan/må udføres af frivillige.
Dræn:
ABO orienterede om, at det murede fundament fortsatte hen langs væggen ved brændeskuret og at denne del også er lavet inkl. dræn. Der er klargjort til afløbet til regnvand fra brændeskuret. En ekstragevinst til brændeskursprojektet.
Enighed om, at det har været et held for alle parter, at drænarbejdet blev udført.
Forbedringer:
ABO orienterede om, at strømforsyningsproblemet på Nygård ikke er løst permanent ved det udførte projekt, men de værste gener i køkkenet skulle være afhjulpet. Det er forsat et ønske at få lagt en ny og større strømforsyningskabel fra Naturskolen til Nygård. Ikke et projekt der egner sig til at søge fondsmidler til. Blinkeriet vil fortsætte og ville også have voldt problemer ved udlejning af Nygård til en almindelig familie.
3. Nygårds aktiviteter i det forløbne år
3.1. Udlejning:
Antal dage, hvor Nygård har været "beboet" i 2010: 134 dage
Antal lejemål i 2010: 78
Antal gæster der har beboet Nygård i en eller flere dage i 2010: 707
Lejerne kommer fra lokalområdet, fra København, Sjælland, Jylland og Fyn - altså fra hele landet
3.2. Arrangementer:
I 2010 har der i de 12 afholdte arrangementer deltaget i alt 1170 personer.
Heraf tiltrak de 2 store arrangementer – påskeudstilling og Sankt Hans-festen 734 personer.
I de 10 mere ordinære arrangementer deltog 436 personer, et gennemsnit pr. arrangement på 43-44 pr. gang.
ABO orienterede om, at tallene i første omgang var talt op for at kunne indgå i ansøgningen til Mærsk-fonden.
IA påpegede, at det er vigtigt at tilføje under arrangementer, at det drejer sig om Nygårds egne arrangementer, ikke de arrangementer, der afholdes af lejere.
Bestyrelsen fandt tallene oplysende og meget tilfredsstillende. EE udtrykte, at der kan være en grænse få belægningsprocenten mht. udlejning.
ABO forklarede ABO, at der er en max.grænse for antal deltagere ved indendørs arrangementer på Nygård ved f.eks. foredrag på ca. 60 deltagere, hvis alle skal kunne både se og høre.
4. Økonomi – På mødet udleveredes en oversigt over det reviderede regnskab for 2008-2010
Årsrapporten 2010 er af revisor påtegnet en erklæring om, at årsregnskabet giver et retvisende billede af foreningens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31.12.2010.
ABO forklarede, at foreningen har været nødt til at skifte revisor, men at regnskabet er opbygget efter samme læst, således at det er muligt at se udviklingen i økonomien gennem de 3 år.
Nygårds kasserer er ikke helt enig med revisoren i, hvad der indgår i regnskabets forskellige poster
(et eksempel er rengøring, som revisoren sætter sammen med renovation – hvor kassereren mener at rengøring burde høre under arrangementer, da det er her Nygård selv betaler for rengøring – rengøring i forbindelse med lejemål betales af lejerne).
For at få et samlet overblik over regnskaberne for de 3 år, er det imidlertid vigtigt at det er revisorens opstilling vi bruger.
Bestyrelsen tilkendegav tilfredshed med årets resultat samt i overskuddets positive udvikling.
5. Generalforsamlingen 21. marts 2011
ABO opfordrede bestyrelsesmedlemmerne til at deltage i generalforsamlingen af hensyn til synlighed og sammenhængen mellem bestyrelse og medlemmer/frivilllige.
6. PR for Nygård
AA spurgte i forbindelse med regnskabet til udgifter til annoncer og reklame, som i 2010 er = 0. ABO orienterede om, at der er udgifter til annoncer i forbindelse med arrangementer, men at disse udgifter bogføres under arrangementer.
Når nye lejere af Nygård bliver spurgt om, hvordan de er blevet opmærksomme på netop Nygård, viser det sig ofte, at de har deltaget i kurser og arrangementer på Nygård.
Dette affødte det særdeles relevante spørgsmål, om der ved alle arrangementer på Nygård reklameres for Nygård. Det sker ikke konsekvent og hver gang (normalt reklameres for det/de kommende arrangementer). AC mente, at det kunne skyldes vores beskedenhed.
AA fik på spørgsmål svar: at vi har 2 foldere om Nygård: én om udlejning af Nygård samt én om hvervning af medlemmer/frivillige. Disse ligger altid fremme på ”skranken” i underetagen.
Herudover reklameres via hjemmesiden og facebook-siden. AA spurgte, om vi havde de rigtige nøgleord tilknyttet vores hjemmeside, således at ved søgning på f.eks. fordybelse og kurser at Nygård dukker op mellem de første hits.
ABO redegjorde for samarbejdet med FOF, som er en win-win situation for begge parter. FOF betaler foredragsholder og annoncer og får herfor deltagergebyret (80 kr.) – mens Nygård stiller lokale gartis til rådighed og får fortjenesten på kaffe/kagesalg. Via dette samarbejde når vores PR længere ud (bl.a. via FOFs katalog), end vi selv kan. Det viser sig ved, at der dukker ukendte ansigter op blandt deltagerne. For FOF betyder det, at der udover de der har tilmeldt sig til FOF dukker deltagere op, som har fået informationen via vores løbesedler, annoncer i lokalbladene, via nyhedsmail til Nygårds medlemmer eller via facebook.
Ved Nygårds egne arrangementer annonceres normalt i Budstikken, lokalaviserne mv. samt udsendes pressemeddelelse til JydskeVestkysten og ugeaviserne.
I bestyrelsen var der enighed om, at der bør gøres en indsats for altid at have et reklameindslag ved vore arrangementer.
Der er 3 målgrupper: mulige lejere – mulige medlemmer – mulige frivillige. Det kan være vanskeligt mundtligt at reklamere for alle 3 grupper på én gang.
Vigtigt at der altid er bemanding ved arrangementer, der giver mulighed for individuel PR for Nygård.
IA bemærkede, at den største indtægt kommer fra udlejning. Derfor vil det være vigtigt at gøre opmærksom på lejemulighederne over for alle Nygårds gæster. Efter en længere drøftelse nåede vi frem til, at det kunne være vigtigt med et iøjnefaldende opslag/plakat i indgangsområdet – der henviste til den fremlagte folder om udlejning (”Du kan også leje Nygård – se vores folder”)
7. Bestyrelsens visioner til Nygårds aktiviteter og drift fremover.
EE rejste spørgsmålet om, hvorvidt Nygård skal generere et større og større overskud.
IA gav udtryk for, at det på længere sigt ville være nødvendigt at oprette en særlig hensættelseskonto til kommende større vedligeholdelsesopgaver. Dette ville også være klogt at holde det adskilt set i relation til søgning af fondsmidler. Bestyrelsen bakkede op om dette forslag.
IG spurgte til arbejdet i Nygårds arbejdsgrupper. AC og ABO orienterede om de forskellige grupper. Der vil blive orienteret fra alle arbejdsgrupper i det kommende nyhedsbrev.
AA spurgte om mængden af frivillige viste en faldende tendens, nu hvor nyhedens interesse ikke mere var der. Svaret var, at mængden er rimelig konstant, idet afgang og tilgang nogenlunde har balanceret. Bl.a. har der været tilgang til ad hoc-gruppen, som bruges bl.a. ved arrangementernes praktiske afvikling.
Vigtigt at de frivillige føler sig hjemme i det sociale fællesskab i arbejdsgrupperne. Samt at de bliver forkælet som f.eks. ved det årlige medlemsarrangement med fælles måltid (med forskellige temaer), hvor de frivilliges deltagelse er gratis – eksemplet fra i år er ”Nimb Die Finger Unnd Iss” med 8 retters middelaldermenu (inkl. drikkevarer).
ABO orienterede om, at FU på et af de kommende møder vil have et punkt til drøftelse om at give de frivillige mulighed for at leje Nygård for 150 kr. pr døgn (uanset deltagerantal) på ikke udlejede dage de kommende 14 dage (rullende). Det er erfaringen, at der aldrig/yderst sjældent sker bookinger så tæt på aktuel dato.
8. Evt.
ABO viste et foreløbigt diasshow med billeder af Nygård, arrangementer på Nygård, de frivilliges arbejde, lejeres billeder mv. (skal i sin endelige form bruges til generalforsamlingen).
Showet affødte mange kommentarer bl.a. om mulighederne for at bruge billederne i PR-fremstød for Nygård – på hjemmesiden – på plakater i underetagen etc.
Mødet sluttede med, at bestyrelsen blev fotograferet.