Deltagere:
Andreas Andersen AA (Danmarks Naturfredningsforening)
Annelene Christensen AC (valgt af generalforsamlingen, medlem af forretningsudvalget FU)
Ebbe Enøe EE (udpeget af bestyrelsen)
Inge Adriansen IA (Museum Sønderjylland, Syddansk Universitet)
Inge Gillesberg IG (Skov- og Naturstyrelsen)
Peter Grønlykke PG (Sønderborg provsti, valgt af generalforsamlingen og medlem af FU) – ordstyrer
Asta Broesby-Olsen ABO (valgt af generalforsamlingen, medlem af FU og formand) – referent
Referat med kursiv
1. Velkomst v. formanden
Præsentationsrunde – de enkelte bestyrelsesmedlemmer præsenterede sig selv.
Derefter en rundgang i huset, hvor dels de nye bestyrelsesmedlemmer fik forevist rummene og blev fortalt om brugen og driften af huset. Herudover blev f.eks. akkustiklofterne fremvist.
2. Bestyrelsens status pt., sammensætning og opgaver v. formanden
Med vedtagelsen af revisionen af foreningens oprindelige vedtægter ved generalforsamlingen 2010 gik foreningen fra opstartsfase til driftsfase. Følgen for bestyrelsen var, at den – i overensstemmelse med intensionerne i revisionen, skulle ændre sig, således at dens medlemmer skulle repræsentere en lokal forankring. Konsekvensen var at flere bestyrelsesmedlemmer stillede deres plads til rådighed.
Denne udskiftning er nu på plads, således at den nuværende bestyrelse opfylder ønsket om lokal forankring, samtidig med at nøgleområderne natur, kultur og fordybelse er repræsenteret.
På sidste bestyrelsesmøde (19.4) blev følgende opgaver opridset for bestyrelsen:
- At engagere sig i Nygårds vision - men ikke i den daglige drift og ledelse
- At skabe rammerne for og tilse, at foreningens formål bliver opfyldt
- At indgåede aftaler og kontrakter med samarbejdspartnere følges
- At være ambassadører for foreningen
- At være inspirationskilde og sparringspartner for foreningen
- Retningsgiver – i respekt for det visionære arbejde. Huske alle på visionen
- Inspirator – se tingene udefra – input – bringe andre erfaringer på banen – stille nysgerrige spørgsmål – skabe tilpas forstyrrelse til at skabe forandring
- Ubundet af personrelationer – at kunne bevare et helikopterperspektiv - kunne være mægler i mulige konflikter
- Kontrolfunktion – regler følges – værn mod vilkårlighed
- Økonomiansvarlig
- Ikke-opgaver – ikke at involvere sig.
Hvilke forventninger har de nuværende medlemmer til arbejdet i bestyrelsen?
AA: Interessant at bruge stedet til samarbejde om relevante arrangementer. Vil gerne sætte stedet ind i en meningsfyldt sammenhæng for mennesker i området. Ser muligheder i et Evt. samarbejde med Folkeuniversitetet, hvor man kan trække på faglige kapaciteter inden for særlige områder.
DN har problemer med at skulle betale for at bruge lokaler til egne møder.
EE: har forsøgt at påvirke til at afholde kommunale kurser på Nygård – lykkedes ikke – pt. må man ikke afholde eksterne kurser. Er udpeget af bestyrelsen med særligt henblik på byggesagen. Stiller sin ekspertise og netværk til rådighed.
IA: Kunne forestille sig et evt. samarbejde med Historisk Samfund for Als og Sundeved. Foreslår en tur til oldtidsminder i Nørreskoven (måske cykeltur). Et samarbejde med Skærtoft kunne være en mulighed.
IG: Udover at sidde i bestyrelsen og varetage udlejers interesser, ser IA det som bestyrelsens opgave at sætte retning, sikre dialog til bagland, påskønne det frivillige arbejde samt tage ansvar for den økonomiske udvikling. Vigtigt at opbygge netværk og ved samarbejder opnå synergieffekt. Kunne forestille sig at inddrage Nygård i det samarbejdet SNS har med JydskeVestkysten. (Stig Sylvest).
PG: Foreslår svampetur som kunne kombineres med fremstilling af kulinarisk måltid med en dygtig kok. Evt. arrangere møder mede tema: planloven
3. Midtvejsberetning 2010 – livets gang på Nygård og i foreningen (ABO)
På Nygårds hjemmeside http://nygaard-als.dk/nygaard/ og på Nygårds facebookside http://www.facebook.com/pages/Nordborg-Denmark/Nygard-i-Norreskoven-Als/115439161811650?ref=ts er det muligt at følge udviklingen.
Udlejning: (viste kalender på hjemmesiden - lejekontrakt )
- Indtægt på leje i år til dato ca. 115.000.
- Overtog bookningen for ca. 1 år siden og har netop rundet de 100 kontrakter i løbet af dette år. I alt ca. 20 aflyste kontrakter i samme periode.
- Fra ½ dages arrangementer til 1 uges arrangementer.
- Lejemålene kan inddeles i 3 målgrupper: kurser (retræter) ofte 3 dages for mere eller mindre lukkede grupper, familietræf (ofte weekends) og dagsmøder.
Kun få lejemål med offentligheden som målgruppe (f.eks. Udflugtsgudstjeneste)
Især kursusarrangører er gengangere (f. eks. DONG)
- Retræte-uger – 3 uger årligt. Enighed om at finde på et andet navn, da retræte er et indforstået begreb. Forslag: refugieuge – eller fordybelsesuge. Afstressning og fordybelse.
Arrangementer: (vist sæsonprogram på hjemmesiden)
- Er pt. Nygårds PR-virksomhed – annonceudgift år til ca. 6.500 kr. + facebook-side + mail til medlemmer + opslag på bibliotekerne + pressemeddelelser + kultunaut.
- Arrangementsgruppens udgifter og indtægter i år indtil nu ca. i balance (32.000 kr.– inkl. annoncering!!)
- Samarbejdsarrangementer: bl.a. Sankt Hans, FOF og Naturskolen
- Involverer: Arr.gruppe + bagegruppe + ad hoc-gruppen
Arbejdsgruppernes arbejde - uden de frivilliges indsats ville Nygård ikke eksistere.
Udover de allerede nævnte grupper er der:
- Brændegruppen – meget lille udgift til fyring pga. dels brændegruppens store arbejde dels Egon Christensens daglige indsats med at fyre. Træ er pt. fortsat det billigste at fyre med. Derfor bør vi investere i et nyt brændeskur, da det eksisterende er faldefærdigt – og et nyt skur ville kunne lette arbejdsgangen. Martin Trier Mørk har udarbejdet et skitseprojekt og et økonomisk overslag, som er relativt.
EE erindrede fra tidligere, at det havde været på tale, at skoven muligvis kunne bidrage med træ fra sine lagre. Uden at love noget, ville IG tage det med i sine overvejelser, da der er en del af skovens lagre af træ, der trænger til oprydning, hvor der måske kunne være noget imellem der kunne egne sig til brændeskuret.
- Havegruppen – AC fortalte om principperne for Nygårds have, som er en skovhave, der tæt på huset har karakter af en almindelig have med kulturplanter, og jo længere vi kommer fra Nygård bliver det en skovhave med vilde planter. Herudover om at dele have med skovens dyr – især dåvildtet.
AA nævnte, at det kunne være en ide at kortlægge planter og træer omkring Nygård
- Ugevagtsgruppen – redegjort for ugevagtens opgaver.
- Driftsgruppen – står for alle viceværtsopgaver i huset.
Forretningsudvalgets arbejde
- holder møde hver måned – og koordinerer driften og beslutter tiltag af forskellig art: forbedringer og anskaffelser.
- Samarbejder med bl.a. SNS og Naturskolen
- Arrangerer møder for de aktive:
1 aftenmøde med spisning i maj og 1arbejdslørdag i september med spisning. Herudover et årligt arrangement for de frivillige + medlemmer – i år ”Smagen af Sønderjylland” med IA - planlægning af næste års er pt. i gang.
På de frivillige har vi i år til dato brugt ca. 5.000 kr.
Et vigtigt punkt på næste møde er brandbekæmpelse – anskaffelse af udstyr samt udarbejdelse af plan for, hvad der skal gøres i tilfælde af brand.
Økonomi: (regneark blev vist)
- Kontingent år til dato 17.100 kr. (95 medlemmer)
-Lejeindtægt år til dato 143.800 heraf 28.500 depositum, der skal tilbagebetales – dvs. netto 114.300.
4. Projekt ”E´bachhus” – status
Kort redegørelse for projektet v. Ebbe Enøe, herunder
- ansøgning om dispensation fra strandbeskyttelseslinien, som nu blevet givet endeligt, efter at der i første omgang var meddelt afslag.
Arkitektens økonomiske overslag på renoveringen blev nævnt – beløbet anses for meget realistisk, især da det også skal tage højde for udbygning af el – og varmesystem.
Der blev vist billeder fra arbejdslørdagen for de aktive i september, hvor der bl.a. blev ryddet op i e´bachhus.
Ansøgning om fondsmidler, sponsorering mv. Nu hvor dispensationen er klar, skal vi(PG og ABO) i gang med ansøgninger.
AA nævnte de særlige midler, som Mads Clausen fonden vil uddele i anledning af 50 års-jubilæet.
ABO nævnte at fonden ikke giver midler til byggeprojekter og almindelig drift. Støtten skal gå til anskaffelse af varige gode, f.eks. udstyr og inventar (se bilag)
IA nævnte, at det er vigtigt at være opmærksom på Aage V. Jensens fond (http://www.avjf.dk/ ) , som har mange midler og har speciel fokus på naturen.
5. PR for Nygård – hvordan får vi – punktet udsat til næste møde i bestyrelsen.
- flere lejere? – nye målgrupper?
-flere aktive medlemmer?
- flere medlemmer?
6. Evt. - intet