Referater

Deltagere:   

Thorstein Hemmet (TH)

Helga Roesgaard (HR)

Martha Thomsen (MT)

Ole Andersen (OA)

 

 

1. Kort evaluering på påskeudstillingen:

Alt i alt en succes med ca. 600 besøgende i løbet af de 5 dage.

Praktiske forhold: Der skal være mindst 2 sat på hver dag til det praktiske arbejde. Vi skal sikre os hjælp næste år i god tid. Gruppen kan ikke klare det alene.

Der skal være kage nok (god ide at have reserve i fryseren – ”Peters kage”)

Vi skal have ekstra ophængningslister op i trappeopgangen og rundt om skorstenen (OBS videregives til FU / Finn)

Skiltning: Blå vejvisningsskilte fra indfaldsvejene, der henviser til Nygård, mangler (OBS FU).

2 påskeudstillingsskilte ved parkeringspladsen (få et mere? – tages med til Påskeudstillingsgruppens møde 11.6.). Disse sættes først op selve dagen.

2 ”plakatmænd” købes (OA) – kan bruges til arrangementer generelt.

Vi ønsker ikke at være med i bussen (til påskeudstillingsgruppen)

Ét indslag ved ferniseringen musik/tale – gerne en sang - ikke de andre dage, idet ingen besøgende kommer pga. musikken – og fordi det kan være vanskeligt at finde musikere, der kan i påsken.

Udstillere: Vi er enige om, at vi vil have skiftende udstillere år for år, og vi vil satse på høj kvalitet. Inger Detlefsen har henvendt sig som udstiller næste år. Vi siger ok til hende som en af udstillerne, men gerne ikke udelukkende akvareller.
Forslag fra OA: Dan Thuesen (Grænselandsudstillingen).

 

Der blev solgt billeder af alle kunstnere i år.

Vi har modtaget en cd med 187 billeder fra Nygård i påsken optaget af Peter Duus Andersen, som overnattede på Nygård i påsken (+ dvd med samme samt en cd med fuglestemmer, der kan afspilles sammen med diadshowet). Foreslås fremvist ved et medlemsmøde (8. juni?) TH foreslår at nogle af dem lægges på hjemmesiden som et diasshow.
Herudover er bestilt en mappe med billeder til fremlæggelse på stedet.

 

2. Kommende arrangementer:
   Fugle arrangement søndag d. 17. maj 2009 – HR er tovholder
   Martha er co-pilot. Martha bager boller og kommer og hjælper med klargøring. Arrangementet foregår primært udendørs og i kælderen.
   HR har tilrettelagt ruten og prøvegår den d.d.
   De to ornitologer får 1 flaske Nygård-vin hver (taget fra lageret i kælderen – obs meldes til BR, som holder styr på økonomien).
   Pris 30 kr. for kaffe og boller.
   Husk vekselpenge, som I godt selv kan medbringe (aftale aflevering af regnskab – evt. overskud til Birgitte)
   
   
3. Bibelselskabets bibelvandring lørdag d. 6. juni – er ændret fra et lukket til at åbent arrangement, så der er brug for orientering om stedet. Arrangementsgruppen assisterer / OA og MT.

 

Sankt Hans 23. juni 2009 - ABO er tovholder.
Der er aftalt koordineringsmøde med samarbejdspartnere d. 12. maj kl. 19 på Nygård. Dagsorden er udsendt.

De der kan fra arrangementsgruppen deltager.

OA har lavet aftale med folkedanserne.

Vi drøftede rækkefølgen af indslagene. Den videre planlægning foregår på dette møde.

Orienteringsløberne har tilbudt at lave et familie-orienteringløb som optakt med poster i området. Tovholder: Birger Jønsson. Vi foreslår kl. 17.30 som starttidspunkt.

 

4. Tovholderens ansvar – hvad indebærer det?

Tovholderen er ansvarlig for arrangementet som helhed, koordinerer informationer og delegerer ansvar videre til relevante personer.
Sørger for evt. tilladelser. Informerer evt. FU og kasserer, når der er behov for det.

Altid 2 om et arrangement – yovholdet + en co-pilot

Bagegruppe – Martha laver er liste, som tovholderne vil kunne kontakte, når det er relevant.
Kage altid= pladekage.

Pressemeddelelser – TH udarbejder ud fra stikord fra tovholderen. Frist: tirsdagen før den uge omtalen skal i.

Annoncer indrykkes, når det er nødvendigt, i Budstikken.

Bruge Annelene (AC) som borgerjournalist i JV. AC skal have også have stikord fra tovholderen

Plakater - – OA (ABO) udarbejdes ud fra relevante oplysninger fra tovholderen. OA (ABO) sender plakaten til medlemmerne med anmodning om at printe ud og hænge op relevante steder. ABO sender til bibliotekerne – aftale om at biblioteket printer ud til alle bibliotekerne.

 

Arrangementshuske-liste laves (ABO forslag til næste møde)

 

 

5. Efterårsplanlægning

Astronomi-arrangement v. John Andersen
Arrangement med foredrag- HR undersøger og aftaler -får relevante datoer og checker booking  af Nygård med Susanne.

 

Musikarrangementer – 4 Café- koncerter i løbet af efterårs/forårsæsonen 2009/2010.

Søge sponsorstøtte hertil, så vi kan få gode navne. Med gode navne, kan vi godt tage 200 kr. i entré.

Forslag:   Folkemusikgrupper (2-3 personer) prisniveau 8.000 kr.
Sigurd Barrett (Leo Mathiesen) Pris???
Majbritte Ulrikkesholm/Søren Fribo – ca. 8.000 kr.
Martin N. Hansen aften med Søren Fribo – pris?
Morten Kjær (tidl. medlem af  Basix) har et husorkester se http://www.mortenkjaer.dk/site/?vis=presse

                Tine Dickow – pris???

               

                OA og TH undersøger forslag og priser til næste møde – programmet skal laves i god tid – og skal være udarbejdet, hvis vi skal søge spnsorer,

 

Kafé-dage

Gå en tur i skoven omkring Nygård (udarbejde forslag til ture med varighed) og køb vafler – bookning af datoer – Birgitte vil gerne bage vafler.

Sønderjysk kaffebord – MT vil gerne stå for det.

 

Troels Trier Mørk og Gorm laver mad/film – kunne vises på storskærm

 

Juleværksteder – flere har meldt sig til at lave værksted. Dato skal bookes og aftaler laves.

 

6. Mødet for aktive d. 8. juni – er der noget vi skal bidrage med? De der kan fra gruppen deltager.
   Forslag: få listet personer vi kan kontakte, som vil hjælpe til ved arrangementer
   Brandøvelse? – se nedenfor.

 

7. Evt.

 

Opfølgning på koncerten i lørdags (9.5.)

Koncerten var en stor succes med 94 betalende gæster. Koncerten i lørdags gav et overskud 1475 kr. – I alt solgtes for 4875 kr. Annoncen kostede 1000 kr.

Men – der var mange flere i huset end der må være. Udover de betalende var der kor + musikere + de praktiske folk (for få).

 

Skal vi have tilmelding – udlevering/salg af billetter?
Vi kan angive i annoncer og pressemeddelelser max. antal tilhørere. Hvad er vores max. tilladte antal personer er ved et arrangement (spørge FU)

 

Vi snakkede om forholdene, hvis der opstod brand og foreslår en brandøvelse ved et medlemsmøde, så alle har kendskab til brandudgange og placering af brandudstyr (brandslukkere + brandtæpper) (FU)

 

OBS HR skal have nøgle (ABO viderebringer ønsket til Finn) – det er vigtigt, at arrangementsgruppens medlemmer har mulighed for at komme ind i forbindelse med arrangementsafviklingen.