Referat af møde i aktivitetsudvalget 7. august kl. 9.00
Til stede: Ole, Ken, John, Anne Marie og Tamira Mariann
Afbud: Asta
Referent: Tamira Mariann
Højskoledag
- Status på annoncering og tilmeldte:
Der er 44 tilmeldte, vi skal gerne op på 55 for at det løber rundt.
Er der brug for yderligere annoncering?
Vi kan ikke gøre mere lige nu, men hver især spreder budskabet.
Der kommer flere annoncer i E svenstruPPé og i Vor Egen avis.
- Status på økonomi:
Næste gang kan vi godt sætte entréprisen til 400 kr.
Vi har fået 4.000 kr fra skattekisten.
Ole tilbyder Lars Ole 4.000 kr, men hvis han fastholder sin pris, så er det 2.000 kr.
Evt. underskud dækkes af Nygårds økonomi. Det har det altid gjort.
11.9. er sidste tilmeldingsfrist. Ved afbud senest fredag, kan beløbet tilbagebetales.
Hvis ikke de henvender sig selv, er det op til en individuel vurdering.
- Opgaver på dagen før kl. 10.30: OBS kl. 9.00
Opstilling i sal: vi mødes 4-5 personer, dagen før og flytter borde og stole i rundbueopstilling til 55 (+3) stole.
Ole får Birgitte til at booke Nygård, så mødes vi 4-5 aktivitetsudvalgsmedlemmer lørdag den 16. kl. 9.
Opstilling i køkken: Lørdag. Et ekstra bord i køkkenet.
Indkøbte øl og vand placeres i spisestuen + skilt til MobilPay: Lørdag.
Pladekager (John ”bestiller” 2 stk. v. bagegruppen) opskæres: søndag af John.
Nygårds kopper sættes på bakker: Lørdag.
Affaldssække placeres: Lørdag placeres 2 hvide spande (fra kælderen) med plastposer i spisestuen.
Mødetidspunkt og bemanding aftales. Arrangementsgruppens medlemmer kommer kl. 9.30 (TM kommer muligvis først kl. 11.30).
Flaget hejses: Søndag før gæsterne kommer.
Vekselpenge: pengekassen er i orden med vekselpenge, hvis der er nogen der køber en ekstra øl / vand.
Alternativt Anne Maries MobiPay.
Lars Ole m.fl. skal modtages af Ole, når de kommer og forbereder sig med mikrofon m.v.
Ole har et klaver med om lørdagen, som Lars Ole er tilfreds med (hvis ikke Lars Ole selv tager et klaver med).
Ole spørger Lars Ole vedr. frokost til dem. Anne Marie kan evt. tage noget med fra Kvickly.
Anne Marie køber 2 kasser hvidvin i Kvickly, der tilbydes ekstra i frokostpausen i stedet for øl eller vand.
Kan tilkøbes derefter for 20 kr pr. glas. Sættes i køleskab lørdag af Anne Marie.
Tamira Mariann sætter det ind i spisestuen før frokost, søndag.
Sætter kander med vand i køleskabet. Lørdag.
Søndag mødes vi kl. 9.30 til en kop kaffe.
Obs på de blå sutter – Anne Marie står og tager imod, krydser af.
Husk kander med kold vand og glas sættes frem.
Obs på de blå sutter – Anne Marie står og tager imod, evt. krydser af, sælger evt. billetter, hvis nogen ikke har.
Opgaver kl. 12-12.30:
Tamira Mariann sætter kold vin ind i spisestuen før frokost.
Sættes kaffe over, termokander fyldes, (Evt. Inger og Gitta).
Nygårds kopper og kager på sidetallerkner placeres i køkkenet. (ikke i spisestuen).
Løbende oprydning. Anne Marie m.fl.
P.K. Nielsen stiller op. Ken tager imod ham. Ken spørger ham om ham og hustruen skal have et stykke smørrebrød. Anne Marie køber.
Bemanding: os alle.
Opgaver kl. 14.30:
Alle skynder sig og hjælper med at flytte kagetallerkner og kopper ind i spisestuen, før kl. 14.30.
Løbende oprydning.
Fiolministeriet stiller op.
Bemanding: Alle.
Opgaver kl. ca. 17.00
Bede gæsterne sætte stole på plads 3 og 3.
Flytte borde på plads. oprydning i sal, køkken samt toiletter.
Der skal støvsuges: Underetagen og stueetagen.
Bemanding: alle + ægtefæller. + Inger (Ole spørger Inger), (minus Gunnar).
- Teknik: Billeder og lyd m.m. Klaver!
P.K. Nielsen skal ikke bruge hjælpemidler. Husk clips-mikrofon. OBS batterier. (Ole spørger Arne Blom om reservebatterier). Birgitte spiller til sang.
Ken afklarer hvilke sange, og om de står i 18. udgave af højskolesangbogen.
Ole står for alt vedr. klaver.
5. Indkøb:
John tjekker hvor mange øl og vand vi har, og indkøber til 2 kasser af både øl og vand.
Hvide affaldssække ligger på en hylde i pille fyre rummet. John tjekker.
Kaffe, kaffefiltre, te, kaffefløde/ pulver, sukker, servietter. Anne Marie tjekker og fylder op.
- Diverse:
Sangbøger evt. sangark: Lars Ole kommer måske selv med sangark. Ole tjekker, evt. kombination af højskolesangbøger og sangark.
Modtagelse af medvirkende:
Velkomst og præsentation: Velkomst: Husk teleslynge og toiletter: Ole.
Ken byder velkommen til P. K. Nielsen.
Ole byder velkommen til Fiolministeriet.
Tak for i dag: Asta.
Praktiske bemærkninger før frokost (gratis øl, vand, hvidvin. Ekstra kan købes på MobilPay / pengekasse hele eftermiddagen i pauserne, affaldsposer) John.
Og før kaffebord: John.
Andet: Hvis det er udlejet, så skal opvaskemaskinen tømmes, inden vi tager hjem, ellers kan det vente til tirsdag.
Ole tjekker med Birgitte, når vi nærmer os. Aftales på dagen.
Kommende arrangementer: hver især holder øje med interessante emner.
Naturskolearrangement november / december 2023. John er tovholder.
Der skal komme 3-4 personer fra 9-13.Aftales på næste møde.
FolkBaltica 2. maj 2024. Vi tjener kun på drikkevarerne.
Højskoledag 21. september 2024. Ideer aflyses allerede nu.
FEMTIDEN – aktivitetsudvalgets nye struktur.
Tamira Mariann skriver referat. Anne Marie deltager.
Ole skriver dagsorden.
Vi fordeler arbejdet imellem os, så alle påtager sig opgaver.
NÆSTE MØDEDATO:
Der indkaldes kun til møde, hvis behovet er der.
Vi holder ikke møder på mail, men oplysninger på mail. John er først hjemme fra ferie den 12.9.
Ordinært møde i arrangementsudvalget mandag den 23.10. kl. 9.00 hos Annemarie: Overhaven 9, Nordborg.
Dagsorden:
Naturskolearrangement november / december 2023.
FolkBaltica 2. maj 2024.
Højskoledag 21. september 2024. Ideer aflyses allerede nu.
Forslag: Sangaften / eftermiddag i februar eller marts.
Evt. Erling Lindgren / Erik Sommer – Ole spørger til pris.
– Ole udsender dagsorden.
Planlægning af frivilligaften i januar foretages af FU.
/ TM