Referat fra møde 1. maj 2023 kl. 9.00 i
Foreningen Nygårds arrangementsudvalg
FolkBaltica-koncert 11. maj kl. 19.00.
Orkester: Lunau & Sund / 2 sæt med fællessang / egen teknik??????
http: // www.lunau-sund.dk
Annoncering:
Koncerten er annonceret på Folkbalticas hjemmeside:
www: folkbaltica.de/dk/koncerter/program/veranstaltung
Koncerten er lagt på Foreningen Nygårds hjemmeside (ABO)
Koncerten er annonceret på diverse onlinetjenester (KH)
Omtale sendes til SønderborgNyt og diverse lokalblade (OA)
OMTALE ER SENDT TIL SØNDERBORGNYT
Flyers omdeles på påskeudstillingen (ABO)
Billetsalg:
Forsalg af billetter foretages på FolkBalticas hjemmeside
Billetpris i forsalg 170 dkkr.
Billetpris i døren 190 dkkr.
Elever, studerende, FSJ-frivillige, bistandsmodtagere, svært handicappede får
50% nedsættelse i billetpriser. Gælder ikke for pensionister
Billetsalg på dagen foretages ved skranken i kælderen (AMJ)
Publikum vil være: A) Publikum med billetter købt i forsalg / B) Publikum med festivalpas
C) Publikum med billetkøb på dagen. Der kan betales kontant eller med FolkBalticas danske mobilepay: 543769 (Nyt nummer)
EVT. HUSK AT NOTERE PUBLIKUM MED FESTIVALPAS. ANNE MARIE MODTAGER PUBLIKUM I KÆLDEREN, SØRGER FOR DRIKKEPENGE M.M. VI MÅ FORVENTE PUBLIKUMSANKOMST FRA KL. 18.15.
Musikerankomst m.m.
Ankomst kl. 16.45 / Stage check kl. 17.00 / Traktement kl. 18.00 / Dørene åbnes. kl. 18.30 / kl. 19.00 Moderation (velkomst ved Christel Leiendecker) / kl. 19.05 Lunau og Sund (1. set 45 min.) Pause 20 min. / kl. 20.10 /2. set 45 min / kl.20.55 koncerten slutter
(OA har lovet at modtage musikerne kl. 16.45. Men dette tidspunkt giver særlige udfordringer med hensyn til rydning af sal og opstilling)
DA PETER SUND ANKOMMER KL. 16.45 ER DET AFTALT AT KLARGØRINGSHOLDET MØDES KL. 16.15
VI ER OPMÆRKSOMME PÅ EVT. BRUG AF MIKROFON VED SÅVEL VELKOMST SOM VED MUSIKERNES PRÆSENTATION AF MUSIKKEN. (LYDPRØVE)
Traktement: (Kl. 18.00)
Der kan på aftenen købes øl (20 kr.) / vand (10 kr.) Indkøb (JJ) Indkøb: JJ
(Traktement 2 musikere + fotograf evt. (ABO) Evt. sandwich.)
Oprydning og rengøring:
Anne Marie Jensen / Inge Matzen / Birgitte Romme / Ole Andersen (er aftalt)
Opstilling og klargøring:
Følgende møder kl. 17.30: Ghita og Ken. Asta og Finn. Anne Marie J. OA. (er aftalt)
Alle frivillige hjælpere før og efter har fri entre.
BEMÆRK (vigtigt)
Der er for få forhåndstilmeldte. FolkBaltica har spurgt om vi kan gøre en ekstra indsats. (HVAD KAN VI GØRE)
Højskoledag 2023. (17. september 2023)
FØR FROKOST: Kl. 10.30 - 12.00
Operachefen fra DEN NY OPERA i Esbjerg himself er moderator på fællessang. Han kan klare det selv, men undersøger om hans kone Anne Mette Balling (supersopran) og hans søn Ejner Balling (superviolinist) kan medvirke. Konceptet vil så være lig det, der blev afviklet i Svenstrup Kirke før coronaen satte ind.
Det er meddelt, at der selvfølgelig er honorar til alle medvirkende.
Der kommet tilbagemelding fra Lars Ole. Han kommer sammen med sin kone Anne Mette Balling og deres søn Ejner Balling (Violin). De kommer med et program med fællessang / vekselsang / solosang / måske et enkelt instrumentalt indslag. Honorar 2000 kr.
FROKOST: Kl. 12.00 - 13.00 Deltagere medbringer selv madpakke. Nygård er vært med en øl eller vand.
Derefter foredrag m.m. kl. 13.00 - 14.30 om Jeppe Åkjær med evt. fællessang er vedtaget og aftalt. FOREDRAGSHOLDER P.K. NIELSEN FRA AAKJÆRSELSKABET.
KAFFEPAUSE: Kl. 14.30 - 15.15. Kaffe og kage er inkluderet i prisen.
Afsluttende koncert kl. 15.15 med "Ditte Fromseier og Fiolministeriet" er aftalt og på plads.
Dog skal endelig tidsramme og sluttidspunkt for koncerten aftales med orkestret. (OA)
Økonomi:
Fiolministeriet koster 13000 kr. / Jeppe Åkjær 5000 kr./ Sangmoderator 2000 ( for lavt) .
Entre 350 kr. er aftalt. Det er ligeledes aftalt at max. deltagerantal sættes til 55 deltagere. I bedste fald en indtægt på 19250 kr.
Det må betyde, at vi skal søge støtte ved lokale fonde.
Endelig økonomi / evt. ansøgning om sponsorstøtte aftales ved næste møde 1. maj kl. 9.00.
MEDVIRKENDE VED FÆLLESSANG HAR FREMSAT ET MEGET LAVT SAT HONORARFORSLAG. SAMTIDIG VIL INDTÆGTER FRA ANSLÅET BILLETSALG IKKE BALANCERE MED UDGIFTERNE TIL HONORAR, DERFOR ANSØGES DER OM SPONSORSTØTTE.
OA SENDER TIL "SKATTEKISTEN"
Annoncering:
Højskoledagen er lagt på Foreningen Nygårds hjemmeside. Opdateres løbende (ABO)
Ligeledes er dagen placeret på de sædvanlige onlinetjenester. Opdateres løbende (KH)
Anne Marie skal informeres om, at der på den første onlineannoncering fremgår hvordan man forhåndstilmelder sig højskoledagen.
DET AFTALT AT SIDSTE FRIST FOR TILMELDING ER: 11. SEPTEMBER.
Yderlig annoncering aftales. Bemanding og det praktiske aftales inden sommerferien i år .
OA UDARBEJDER SNAREST OPSLAG OM HØJSKOLEDAGEN TIL BRUG I DIVERSE SAMMENHÆNGE.
7. AUGUST AFTALES DET PRAKTISKE EKS. BEMANDING. DET ER AFTALT AT FRIVILLIGE HJÆLPERE PÅ HØJSKOLEDAGEN BETALER DELTAGERGEBYR.
Årligt arrangement med Naturskolen.
Det er vedtaget at Foreningen Nygård er med i 2023. Herefter vurderes situationen, om det giver mening for Foreningen Nygård at fortsætte samabejdet.FolkBaltica og Højskoledag 2024
FolkBaltica 2024 er kalendersat: 02.05.2024
HØJSKOLEDAG 2024 ER DATOSAT TIL 21. SEPTEMBER. Sættes i kalender og ideer efterlyses.
Fremtiden for arrangementsudvalgene på Nygård
(FORSLAG O.A)
Hvor mange udvalg har vi nu ? Hvilke opgaver har de varetaget ?
a) Påskeudstillingsgruppen der arrangerer den årlige kunstudstilling i påsken.
b) Arrangementsgruppen. Faste opgaver har været : Planlægning og tilrettelæggelse af den årlige aften for Foreningen Nygårds frivillige, en aften med såvel kulinarisk som et vist kulturelt indhold / FolkBaltica-koncert / Foredrag m.m. / Naturvandringer / Højskoledag / Arrangementer med fællessang / Det årlige naturarrangement i samarbejde med naturskolen.
c) Asta Broesbys og Helga Roesgårds særlige udvalg. Indtil nu har der ikke været gennemført noget arrangement.
Hvor mange udvalg skal vi have i nærmeste fremtid? (Forslag)
Så længe der ikke er gennemført et holdbart generationsskifte blandt de frivillige og måske i det hele 2 stk pr. halvår.
1) Et påskeudstillingudvalg der fortsætter traditionen med en årlig påskeudstilling. Dette udvalg bemandes så alle opgaver bortset fra onlinekommunikation kan klares internt i udvalget.
2) Et arrangementsudvalg der varetager de ovenover beskrevne opgaver. Dog foreslås at planlægning af den årlige aften for Foreningens Nygårds frivillige overtages af FU.
Arr.udvalget udvides fra de nuværende 4 medlemmer til 6 medlemmer så der kan ske en bedre arbejdsfordeling end nu. Dette gælder bl.a. udarbejdelse af dagsorden / udarbejdelse af referat / analog annoncering / digital annoncering / kontakt til og indgåelse af aftaler med foredragsholdere, orkestre m.m.
Det vil være en fordel at tovholder og medlemmer af arr.gruppen har en bred kulturel og historisk og samfundsmæssig orientering samt erfaring i at træffe aftaler og indgå i dialog med aftalepartnere / at vurdere udspil til fællessang m.m. / vurdere kvalitet af moderatorer og kunstnere der bliver spurgt eller melder sig.
Måske bør der udarbejdes en arbejdsbeskrivelse for enkelte af udvalgets medlemmer.
Ligeledes kan en udvidelse til 6 medlemmer lette udførelse af praktisk arbejde i forbindelse med arrangementer.
3) Broesby / Roesgårdudvalgets aktiviteter overtages af eller indgår i arrangementsudvalgets planlægning.
Arrangementer efteråret 2023 (Forslag)
Da der i efteråret formentlig skal holdes ekstraordinær generalforsamling samt afholdes forskellige møder om generationsskifte på Nygård, foreslås herved, at vi kun afholder 2 arrangementer i efteråret 2023. Højskoledag i september samt arrangementet med naturskolen sidst på året.
DET ER AFTALT AT I EFTERÅRET 2023 AFHOLDES 2 ARRANGEMENTER.
A) HØJSKOLEDAG OG B) ARRANGEMENT I SAMARBEJDE MED NATURSKOLEN.
Fremover bør arrangementsudvalgene være på forkant med forberedelserne til det kommende år så der før årskiftet kan udarbejdes en samlet årsplan (FOR DET KOMMENDE ÅR). For i den forbindelse at tage højde for at undgå, at man kommer for sent med forskellige deadlines i forbindelse med annoncering.
Når generationsskiftet i givet fald er på plads er der en ny situation. Herefter må det være det nye udvalg der fra og med 2024 træffer afgørelse om antal arrangementer pr. år og deres indhold. Et hovedsynspunkt kan være, at det er bedst med få arrangementer med indhold og kvalitet og derved også et mere krævende budget.
Ole Andersen
FORGLEMMELSE: FORENINGEN NYGÅRD HAR MODTAGET ET TILBUD OM FOREDRAG VED ANNE MØLBÆK (En vinkel på biodiversitet) SOM ASTA VENLIGST HAR SVARET PÅ.
PÅ MØDET FORELÅ HENVENDELSE FRA JOURNALIST FLEMMING NIELSEN MED TILBUD VEDRØRENDE FLERE INTERESSANTE FOREDRAG.
VI BEHANDLER DEM I RETTE TID.
Afslutningsvis udspandt der sig en intens samtale om sammensætningen af og fremtiden for Foreningen Nygårds aktivitetsudvalg og heraf afledte emner. Denne samtale fortsættes ved næste møde i håbet om at samtalen udmunder i bærbare løsningsforslag.
NÆSTE MØDE: Mandag 7. august kl. 9.00
hos Ken i Nordborg