Referat fra møde kl. 9.00 i Foreningen Nygårds arrangementsudvalg mandag 20. februar 2023
FolkBalticakoncerten var musikalsk set helt i top, de 2 musikeres præsentation af musikken var ikke tydelig hørbar for alle på grund af manglende mikrofon og mindre god artikulation / Tilhørerantal ca. 55 / Det fungerede fint med 2 kasser til betaling af entre og traktement / Med hensyn til forberedelse var der enighed om, at vi skal undgå udelukkende at onlineplanlægge kommende arrangementer . Det er nødvendigt at møde ansigt til ansigt for at aftale hovedtræk. Vi har haft stor hjælp af Tanja Zeba fra Sønderborg Kommune i planlægningsfasen.
Om muligt har OA aftalt evaluering med Tanja Zeba.
(Denne evaluering bliver fastholdt som reminder til Folk-Baltica koncert 2023. Se: under behandling af dette års FolkBaltica koncert)
Præcisering af arrangementsstruktur m.m.
Hvem sidder i grupperne? Der var tilslutning til den af FU beskrevne udvalgsstruktur med et overordnet arrangementsudvalg og et udvalg for den årlige påskeudstilling.
Hvordan får vi fornyelse i grupperne.
Der er enighed om, at nye medlemmer i gruppen / perne så vidt muligt skal findes i en aldersgruppe der sænker gennemsnitsalderen i den nuværende.
Frivillige hjælpere ved arrangementer og entre. Det er besluttet også i FU, at alle hjælpere betaler entre ved arrangementer på Nygård.
Der er enighed i udvalget om, at entrebetaling ved arrangementer fra deltagende frivillige hjælpere skal ske alt efter arrangementets karakter og omfang.
Det tilstræbes at 4 frivillige har fri entre. Vær opmærksom på evt. ekstra hjælp ved oprydning og rengøring.
Arrangementer og økonomi. Arrangementsgruppen tilstræber, at alle arrangementer på Nygård bliver så udgiftsneutrale som muligt. Der vil som tidligere være mulighed for, at evt. underskud inden for rimelighedens grænser kan dækkes af Foreningen.
(Vi kan ikke forvente kommunal støtte til arrangementer på Nygård. Derimod findes 2 små lokale fonde: "Skattekisten" og "Havnbjerg Genbrug" der begge støtter kulturelle aktiviteter i lokalsamfundet).
Er det muligt at få samarbejdspartnere, der vil bruge Nygård eller samarbejde med os til fælles gavn? I øjeblikket har vi ingen faste samarbejdspartnere ud over FolkBalticafestivalen, samt i mindre grad DEN NY OPERA i Esbjerg. Flere er uden held blevet spurgt, men vi er opmærksomme på, om andre kunne være interesserede.
FolkBaltica er blevet en fast samarbejdspartner for Nygård, højst sandsynlig fordi vi er blevet kendt som et sted, der kan tiltrække publikum til folkemusik, derfor får vi også mange uopfordrede henvendelser fra gode orkestre, der gerne vil komme til Nygård. Ligeledes er det bemærket af vi har styr på det organisatoriske.
Hvorfor holder vi arrangementer på Nygård? / Hvor mange skal vi i givet afvikle årligt?
Begge spørgsmål blev drøftet og synspunkter blev fremlagt. Der vil kontinuerligt være focus på punktet.
På mødet blev der luftet det synspunkt, at vi måske fremadrettet kun skal have et stort arrangement pr. halvår. Påskeudstilling om foråret og højskoledag om efteråret.
Evaluering af arrangement for frivillige og medlemmer 27 januar 2023.
Der var enighed om, at aftenen var godt planlagt, godt gennemført og deltagerne var tilfredse.
Ligeledes at det er lidt interessant for arrangørerne at sætte sig ind i sider af et fremmed lands kultur. Vi fortsætter ind til videre.
Foredrag om Flensborg 4. marts kl. 14.00 - 16.00
Med baggrund sin bog "Forelsket i Flensborg" kommer kulturredaktør Hans Chr. Davidsen og fortæller om og viser billeder fra Flensborg. Det er et yderst billigt besøg. Honorar 600 kr. heri er transport inkluderet. H.C.D. vil dog gerne ved samme lejlighed kunne sælge sin bog om Flensborg.
1.
Indbydelse er udsendt til frivillige og medlemmer.
2.
Der er annonceret i de 5 små lokalblade / Der ophængt opslag på biblotekerne / Omtale vil blive sendt til "SønderborgNyt" Der vil evt. blive sendt remindermail til medlemmer i forbindelse med annoncering af ledige pladser på FLENSBORGUDFLUGTEN
3.
Onlineannoncering er på plads.
4.
Arrangementet er lagt på foreningens hjemmeside.
5.
Forhåndstilmeldingen er opblødt idet VOR EGEN AVIS først udkommer efter 19. februar.
6.
John har styr på traktement
7.
Det praktiske blev gennemgået: / Opgaver og rollefordeling m.m.
Mødetidspunkt for frivillige: kl. 12.30.
Ken og Ole rydder lokale og sætter stole op
Inge, AnneLene, Ghita og Anne Marie evt. Birgitte klargør til kaffetraktement. De er kontaktet.
Anne Marie og Asta etablerer kasse i kælderen senest kl. 13.15. De er kontaktet.
Ken servicerer HCD. AV-udstyr.
Alle hjælper med oprydning. Køkken / Sal / Toiletter. Enkelte fra publikum bedes være behjælpelige.
HCD vil være fremme på Nygård senest ½ time før kl. 14.00 for at afprøve det tekniske. (Se punkt 8)
8.
Hans Chr. Davidsen har brug for en projektor forbundet til en PC Windows. Han har dog en Macbook med nøglestik. Desuden trådløst netværk med lyd. Kan dette ikke lade sig gøre, klarer han den med et Memorystick. Men han er dog yderst fleksibel såfremt der er tekniske problemer.
9.
Da honoraret er yderst lavt vil HCD gerne kunne sælge nogle af sine bogudgivelser ved arrangementet på Nygård. DETTE SKAL NÆVNESI EN EVT: REMINDER.
10.
HCD skal have betaling for transport. Der var usikkerhed på mødet om beløbet skal opgives til skat. DET SKAL IKKE. Det er at aftalt Anne Marie betaler kontant på dagen.
HCD har svaret på forskellige spørgsmål. Hans svar er videresendt arr-udvalget.
Foreningen Nygård arrangerer udflugt til Flensborg sidst på foråret 2023, Gudrun L. fra FU er tovholder på udflugten.
Dette arrangement (Udflugt) er i FU`s regi. Men der er måske brug for information om tilmelding / ledige pladser 4. marts.
Koncerten er ændret til 11. maj kl. 19.00, der ombooked på Nygårds kalender
Orkester: Lunau & Sund / 2 sæt med fællessang / egen teknik.
http: // www.lunau-sund.dk
Alt er foreløbigt på plads.
1.
Koncerten er på nettet: www.folkbaltica.de/dk/koncerter/program/veranstaltung
Her er det let at at forudbestille billetter, men vi skal have afklaret om man kan købe billetter i forsalg hos os selv. Hvordan gjorde vi sidst.
Billetpris i forsalg 170 dkkr.
Billetpris i døren 190 dkkr.
Elever, studerende, FSJ-frivillige, bistandsmodtagere, svært handicappede får
50% nedsættelse i billetpriser. Gælder ikke for pensionister
Der har været en del kontakt pr. mail til FolkBalticasekretatriatet i Flensborg.
Der er bestilt 20 posters in A4 / 40 program flyers.
Det er aftalt: A)That we are promoting the concert on our web-site and on social medias / B)The concert will be announced in our small local papers and the concert will be announced to all members of "Foreningen Nygård"
C) Vi har aftalt: That the name of the venue is: Kulturzentrum Nygård, Nørreskovvej 41 6430 Nordborg i Nørreskoven på Als.
På mødet nu på mandag 27. februar kl. 9.00 skal vi have aftalt vor egen annoncering.
Planlagte arrangementer 2023:
Aften for frivillige / Foredrag om Flensborg / Folk Baltica / Påskeudstilling / Tur til Flensborg Højskoledag / Naturskolearrangement.
Foråret er besat, i efteråret er der 2 arrangementer Højskoledag og Naturskoledag.
Da højskoledagen kræver mange resurser er der måske ikke behov for flere. Tiden er i givet fald måske inde til en operatur / musiktur til Esbjerg. Ud over oplevelsen kan en sådan tur styrke forbindelsen mellem den Foreningen Nygård og DEN NY OPERA.
Højskoledag 2023. (17. september 2023)
1.
Formiddagsarrangement med fællessang er ikke på plads. Johanne Schmidt og Bertel Hårder er ikke disponible.
Malene Franke Freksen er i stedet kontaktet med henblik på at være moderator til folkelig fællessang. Da hun ikke svarer kontaktes enten Lars Ole fra DEN NY OPERA eller biskop Marianne Christiansen.
Efter frokost:
Foredrag om Jeppe Åkjær med evt. fællessang er vedtaget og aftalt.
Afsluttende koncert med "Ditte Fromseier og Fiolministeriet" er aftalt og på plads.
Så vidt muligt skal vi have lavet overslag over økonomien med henblik på fastsættelse af deltagerpris, og om vi i givet fald skal have søgt fonde.
Fiolministeriet koster 13000 kr. / Jeppe Åkjær 5000 kr./ Sangmoderator 4000 (højt sat). Det må betyde at vi skal søge støtte ved lokale fonde.
2.
Status på online og diverse kalendere og hjemmeside. Selvom alle detaljer ikke er på plads. Kan man bruge overskriften: FÆLLESSANG / RUNDT OM JEPPE ÅKJÆR / KONCERT MED "FIOLMINISTERIET"
Højskoledagen finpudses på næste møde: Mandag 27. marts
Næste møde: MØDETID og DATO
27. marts kl. 9.00