Referater

Deltagere: Thorstein Hemmet (TH), Helga Roesgaard (HR), Martha Thomsen (MT), Ole Andersen (OA) - ordstyrer, Asta Broesby-Olsen (ABO) - tovholder og referent 

Bemærk referat er skrevet fremhævet 

Kl. 9 – 10.30: Planlægning af Operakoncerten 16. juni 2013

 

1. Status på billetsalg:
   Fribilletter fordelt: Salgsstederne er orienteret om, at de får 2 billetter, når der afregnes.
   Asta har spurgt Tanja om salget på sønderborgbilletten.dk: Der er solgt 64.
   Birgitte: 40
   Nordborg boghandel:20
   Nebeling: 6
   Brugsen Havnbjerg: 3
   Augustenborg: 7
   Asta: 3

I alt solgt 143 

2. Status på frivillige: Se vedhæftede oversigt over frivillige – der er pt. 29 (inkl. os selv). Opfordring sendt ud til foreningen Nygårds medlemmer. Tilsvarende vedhæftet til udsendelse til evt. interesserede (se bilag). 

Leif Melchior har påtaget sig at sørge for parkeringvagter (fra brandværn og sin arbejdsplads) og være tovholder for denne gruppe. Ole sætter Leif ind i parkeringsplanen. Leif sørger for instruktion af p-vagterne. De sørger selv for walkie-talkier til kontakt. 

De frivillige, der var sat på p-vagt, er flyttet til opsyn dige-gruppen. 

3. PR: Foldere og plakater mv.
   Hvad kan vi gøre fra nu frem til koncerten?
   Bruge Radio Als – hvem gør hvad?
   Vi følger op på de steder, der har foldere nu og supplerer evt. op. Hvis der er behov, kan Thorstein trykke flere. 

Thorstein kontakter Stinne om yderligere pr-tiltag samt Katrine og Radio Als, Scala FM, Radio Syd 

4. Hjemmesiden / Facebook / YouTube:
   Opfordre til fælleskørsel samt på at tænke at tilbyde kørsel til dem der ikke selv kan køre
   Ideer til PR??
   
   Links til youtube-klip på hjemmesiden

Kontakt til kommunen
Tanja Zeba:
- Parkering forbudt skilte – hvor mange skal vi bruge – kan vi få dem leveret til Nygård? (hvornår)? og afhentet igen? (hvornår?) – Asta har spurgt TZ Svar: OK. Jeg ser lige hvor meget Vej og Park kan hjælpe uden beregning
- Velkomstskilte til indfaldsvejene og ved Nygård, samt vejviserskilte med rød retningspil? – Asta har spurgt TZ Svar; Min kollega kan muligvis lave et udkast til design, som jeg tidligere var inde på. Pt. har vi r ret presset pga. deadline til en ansøgning, men jeg håber meget på, at få dette punkt afklaret i løbet af ugen.

Stine Dudda:
- pressemøde - hvornår?
- konkurrence i Lokalavisen? – udlodning af 2 billetter

Thorstein kontakter hende

5. Huskatlisten: se vedhæftet bilag 

 

6. Drejebog for Opera-ugen
   - inden fredag
   - fredag
   - lørdag
   - søndag
   Vi samler løbende op, så vi får lavet en samlet drejebog for hele forløbet
    
7. Vagtplaner for grupperne:
   udarbejdes af tovholderne. Asta får kopi, således at der er et samlet overblik,
    
8. Skilte
   Parkering forbudt –skilte – se Tanjas svar ovenfor

Vejviserskilte: opsættes lørdag. Hvor mange skal vi bruge?
Marthas nabo laver skilteholdere? Laver vi selv skiltene med pile? 

Ole har opgjort vores behov for vejvisningsskilte til 15
Se Tanjas svar – hvis vi får et design fra hende til velkomstplakater, er det det vi selv skriver ud – dvs. Thorstein får filen til udskrift. (OBS – kan Musikskolen udskrive i A3- format?)
Vi har i øvrigt plakater nok i A3 til vejviserskiltene. 

122 X 244 (størrelse på pladen skiltene laves af) – vi regnede ud,a t det kunne blive til 15 skiltestativer, som laves af Marthas nabo

Orienteringsskilte til boder mv.:
- toiletvejvisere
- prisskilte til boder – hvilke?
Asta laver skiltene om laminerer dem? Deadline for tekster til skilte? 

OBS : Vi fandt ud af Linak er trykt  med grønt på grønt på plakaterne og derfor nærmest usynlige – vi laver klistermærker til at sætte på plakaterne. 

9. Orienteringsfolder til udlevering på dagen:
   Hvad skal den indeholde:
   - skitse over plænen med placering af boder, toiletter, stoleleje og førstehjælp
   - dagens program = det som står i den nuværende folder
   - priser på bodernes tilbud
   - oversigt over sponsorer
   Asta udarbejder den – Thorstein trykker-  deadline? – husk foldning – hvornår?

 

Kl. 10.30 – 12: Almindeligt arrangementsmøde 

Fastlagte mødedatoer i 1. halvår 2013 (mandage kl. 9-12): 10. juni

Forslag til datoer i efteråret 2013: OBS fastlægges på næste møde 

1. Evaluering at afholdte arrangementer

Søndag den 21. april 2013 Kl. 13 Forhistorisk fodtur med Merete Essenbæk

Velfungerende og fint arrangement og passende antal deltagere – ca. 35.
Lidt for hurtigt tempo. Bestræbe os på at overholde tidsplan – den udarbejdede tidsplan må ikke være for stram.

Tidligst tur igen i 2015 

Lørdag 4. maj 2012 Kl. 12-13 Fællessangen på Alsion sammen med Swe-Dames 

Lørdag 4. maj 2013 kl.15-17 Koncert med Swee Dames og Sax-Appeal

Melding fra Ole: Jeg har lige set tallene fra den forløbne weekend: 

Indtægter: Overnatning 5700 kr. / Entre og kaffesalg 3800 kr. I alt 9500 kr.

Udgifter: Honorar Swe-Dames 2400 kr. + 1200 kr. / annoncering 1500 kr. Kage 300 kr. I alt 5400 kr. 

Dvs. Nygård har haft en indtægt på 4100 kr ved at være lidt utraditionelt udfarende. Såfremt koret ikke var kommet, havde vi måske ikke haft nogen indtægt. I min optik var det også et plus for Nygård, at koret medvirkede på Alsion 

I øvrigt synes jeg, at det hele var en rigtig god oplevelse og en god reklame for Nygård og for Operaprojektet. Foreningen Nygård stod sig flot såvel lørdag formiddag som lørdag eftermiddag. 
Kasper Beck Hemmingsen, der er en de dygtigste yngre korledere her i landet, var meget begejstret, især for den måde hvorpå vi afviklede fællessangen på Alsion. 

ABO: Kasper Beck Hemmingsen har lige bedt om at blive medlem af Foreningen Nygård, fordi han gerne vil støtte os. 

Enighed om at lørdagen som helhed var en succes. 
 

2. Kommende arrangementer – Sæson 2013 (X= fastlagt)

X  Søndag den 23. juni: Sankt Hans –fest

Stephan Kleinschmidt har bekræftet, at han holder årets båltale.                  

Spejdere? John giver besked – evt. spørge Guderup spejdere?    Asta kontakter John.

Musik: Nordals spillemændene OK + Sax-appeal

Underholdning for børn?? Ole spørger aktørerne fra sidste år

Quiz – Ole laver en igen i år

NB – vigtigt: Martha spørger Leo om udgået træ til bålet.

OBS: Annonce om Sct. Hans til lokalbladene – Vor Egen Avis er uregelmæssig – ingen annonce i Lokalavisen (tidligere Budstikken)

Grill: Svenstrup-lauget? – Asta spørger

Folkedanserne – Asta spørger

X Lørdag 28. september kl. 10 – 16erstatte Sangmarthon med fællessang/ musikcafé (booket i kalenderen)
 

X Mandag 14. oktober 2013 kl. 11-12: Efterårsferiearrangement for børn og bedsteforældre  (booket i kalenderen)

Thorstein har OK fra Thomas Ousager. Betales af musikskolen. 

X Tirsdag den 22. oktober kl. 19: foredrag ved Inge Adriansen: Kirkerne på Als og Sundeved. Erstatning for det aflyste arr. i marts. Britt Enna havde aftalt 2 datoer i oktober med Inge. Jeg valgte denne. Er booket i kalenderen. 

X Søndag 27. oktober: Vandretur med Leo Vindahl (booket i kalenderen). Aftale er på plads. 

X Lørdag 16. november: Bogens dag

Bogbyttedag fra f.eks. 12 – 18. Bogquiz?

kl. 15 – 16.30 ”Bøger der gjorde indtryk” ved bibliotekar Hanne Næsborg Andersen – aftale er på plads

Ole har tilsagn fra Ole Werth om at måtte få bøger fra hans overskud 

X Søndag 1. december kl. 10 – 13: Juletur og julesværksted – Asta har aftalt med Andreas, at vi lige som sidste år står for at servere gløgg/kaffe/the/saft og æbleskiver.

(Se Naturskolens program vedhæftet)

Vi annoncerer ikke selv.

3. Arrangementer fremover – planer/forslag/ideer

Temaer for medlems/frivillighedsarrangementet for de kommende år:

2014: Alsiske viser – Temaet valgt , fordi vi har købt de alsiske sangbøger. Gerne med professionelt indslag udefra? Evt. Morten Petersen gruppe. Ole undersøger.

2015: Amerikanske burgere 

Fugletur udskudt til forår 2014

Gert Fahlberg, formand for Ornitologisk forening for Sønderjylland vil gerne stå for en tur. Og Peter Grønlykke har også meldt sig. Helga aftaler dato og tidspunkt med de to herrer 

Flagermus-tur (DN og Helga) – vi afventer – sensommer/ nattetur 2014? 

Ugletur (Leo Vindahl)- nattetur/kombination – afvente? – evt. eftersommeraffangement. 

Svampetur med Anker Hansen - alternativ 

Foredrag om Dybbøl i anledning af 150 års jubilæet (ide fra sidste bestyrelsesmøde)

• Spørge IA om hvem og hvilket emne 

Musikalsk quiz for nørder 

”Nørreskoven året rundt” tilbud fra tidligere snedker Karl-Heinz Gloy om at vise en amatørfilm om Nørreskoven. Det er 8 års film han har klippet sammen til en film på 1 time og 10 minutter.

Han vil gøre det gratis. ABO undersøger muligheden af at se film, før vi tager stilling. Intet sket pt.

Beslutning:Vi kan ikke stå arrangører
 

4. Praktiske forhold 

Nygårdskilte til dem der hjælper til ved arrangementerne:.
Til operakoncerten laver Tanja Zeba og co. 50 ”hangers” til os. Regner med at vi kan skifte !indmaden ud med noget vi kan bruge alment til vores arrangementer
Højttaleranlæg: Lamineret billede af normalindstillingen skal fastmonteres inde i kassen

Lås er monteret – koden er 4114.

Vi har behov for ekstra højttalere i spisestuen – afventer økonomi hertil  

Hjemmesiden: Der er nu etableret særligt afsnit ”Arrangementer” direkte fra forsiden (venstre  spalte). Er ikke helt færdigt endnu.