Kl. 9.00 Møde med JydskeVestkysten
Deltagere:
Katrine Lund Walsted (KLW), JydskeVestkystens kulturjournalist
Nygårds arrangementsgruppe: Thorstein Hemmet (TH), Helga Roesgaard (HR), Martha Thomsen (MT), Ole Andersen (OA) - ordstyrer, Asta Broesby-Olsen (ABO) - tovholder og referent
Dagsorden
KLW har en gang i 90’erne været i praktikophold på Nygård hos Leo Vindahl-Olsen. Har herudover været på Nygård i forbindelse med idéseminaret for Sønderborg 2017
- Omtale af operaen – strategi frem til 16. juni – omtalen efter
KLW skriver en artikel i JydskeVestkysten om Operaen i nærmeste fremtid. Tættere en artikel med fokus på Lars Ole Mathiesen med udgangspunkt, at han er et af musikvidunderbørnene fra området (LOM har tilkendegivet, at han gerne deltager i et møde, såfremt der er behov for det. Hans mor bor stadig i Havnbjerg, så derfor vil han godt komme hertil)
Herudover forventer KLW at være til stede med fotograf på selve dagen.
- PR for Nygård – 17. maj er det 5 år siden Nygårds indvielse
KLW finder en artikel om Nygård relevant i denne relation
- Tips til god pressekontakt – hvad er gratis? – hvordan hjælper annoncering?
Der er ingen sammenhæng mellem annoncering og omtale. Alle modtagne pressemeddelelser bliver i princippet omtalt/brugt. Det er fint at medsende billeder.
Udskrifter af alle kendte arrangementer opbevares på redaktionen i en mappe, så journalister/fotografer kan få overblik og tage derhen, hvor de kan finde stof og billeder til næste dag.
Den særlige side i JydskeVestkysten med store arrangementer om fredagen kommer vi med i fredag den 14.juni.
KLW lovede at sende et link til den særlige støtteordning til frivillige foreninger, som avisen har www.jv.dk/enhaand
- Evt.
Mødet sluttede med besøg af fotograf Timo Battelfeld, der tog billeder udendørs af en syngende arrangementsgruppe.
Kl. 11.00 Møde med Center for Kultur, Sønderborg Kommune
Deltagere:
Tanja Zeba (TZ), kulturkonsulent
Stine Dudda (SD), kommunikationsmedarbejder – deltog i punkt 1 og 2
Nygårds arrangementsgruppe: Thorstein Hemmet (TH), Helga Roesgaard (HR), Martha Thomsen (MT), Ole Andersen (OA) - ordstyrer, Asta Broesby-Olsen (ABO) - tovholder og referent
Dagsorden
1. Præsentation: Stine Dudda, som er tiltrådt som kommunikationsmedarbejder for nylig) præsenterede sig selv. Har en fortid som journalist ved bl.a. Flensborg Avis og har herefter været en del år på Grønland.
2. Markedsføring via kommunen (annonce fra TZ vedhæftet dagsordenen)
SD havde allerede gjort sig en del tanker om, hvordan vi kunne markedsføre projektet. F.eks. arbejder hun på at få en aftale med Ugeavisen om en konkurrence om 2 billetter til Operaen, som avisen selv skal stå for – og vores investering er kun de 2 billetter.
Herudover kunne hun forestille sig at indbyde til et pressemøde, hvor f.eks. Lars Ole Mathiesen var til stede. Målgruppe: Der Nordschleswiger, Flensborg Avis, Tv-Syd m.fl.
Træskulptursymposiet er samtidig med operaen – SD forestiller sig en fælles markedsføring.
Den vedhæftede annonce har SD stået for.
I Radio Als er det oplagt at interviewe enten os eller Lars Ole.
Biografreklamer tilbød TZ/SD at undersøge priser på. Vi kan også evt. selv kontakte Nordborg Bio.
SD foreslog at vi brugte Youtube til markedsføring
En drøftelse af ideen om at få et særligt rabattilbud ud via f.eks. Sønderborg Teaterforening – og til Linaks medarbejdere – med f.eks. 20 kr.s rabat førte til en beslutning om, at dette er en mulighed vi kan bruge, når vi er tættere på 16. juni og skønner det hensigtsmæssigt ved svigtende billetsalg.
Eller måske tilbyde Linak (Lene Jensen) et par billetter, som Linak selv kan udlodde til medarbejdere.
3. Billetter – status – TZ: 162 billetter tilbage på nettet
Vi skal på et tidspunkt overveje, om vi skal inddrage nogle af billetterne som Birgitte Romme (Foreningen Nygårds kasserer) og ABO har til løssalg igen – og sætte dem til salg på nettet.
4. Flere foldere? Vi har kun få tilbage Behov 500 stk.
TZ indhenter nogle tilbud.
5. Plakater – vi skønner pt. at vi har nok.
Alsion: TZ/SD sætter op. (Normalt må der kun sættes plakater op for noget, der foregår på Alsion)
Forslag om at sætte plakater op på golfbanerne og i idrætshallerne
6. Skiltning – og afspærringer – retningsskilte – parkering forbudt.
Tanja undersøger om vi kan få parkeringsskilte fra kommunen
TZ laver velkomstskilte til indfaldsvejene og ved Nygård, samt vejviserskilte med rød retningspil
Martha sørger for fremstilling af flere skilteholdere
Skilte til selve dagen:
OBS: Alle tovholdere finder ud af, hvilke skilte der er brug for og giver ABO besked. ABO sørger for trykning og laminering af skiltene.
7. Program på selve dagen – pris? – hvis dyrt så undersøge mulighederne i vores netværk (Havnbjerg skole, Musikskolen, Biblioteket)
Indhold:
- oversigt over spillede numre
- oversigt over sponsorer
- skitse over boder og toiletter
- priser på salgsbordernes tilbud
OA har kontaktet Lars Ole for at få programmet, men har endnu ikke hørt noget.Det er vigtigt
8. Styring af dagen:
På selve dagen er det vigtigt, at der er én (evt. to – Ole og Asta) der ikke er bundet til praktiske gøremål, men er klar til at løse de problemer, der måtte opstå.
Vagtplaner: det er vigtigt at udarbejde vagtplaner på de forskellig områder med afløsning. OBS: vigtigt at man holder fri, når man har fri ifølge planen.
9. Sætte praktiske oplysninger på hjemmesiden:
- toiletter
- priser på tingene i salgsboderne
- andet?
10. Dagens påklædning for de frivillige:
Hvide t-shirts/skjorter o. lign.
+ hangers med logo
OBS: antal frivillige meddeles til Tanja som laver skiltene til hangers
Hængepartier:
- Særlig kommuneaftale mht. annoncering?
- Billetter til Bent Jensen?
Planlægning af Operakoncerten 16. juni 2013
Deltagere: Thorstein Hemmet (TH), Helga Roesgaard (HR), Martha Thomsen (MT), Ole Andersen (OA) - ordstyrer, Asta Broesby-Olsen (ABO) - tovholder og referent
-
Status pt.
Fribilletter til salgsstederne er ikke endnu udleveret af OA.
- Huskat-oversigten ved Ole
Gruppe til opsætning af scene og salgstelt dagen i forvejen: Ole tovholder + John, Erling og Finn)
Parkering: Birger tovholder?? (politihjemmeværnet?) også ansvar for ”grænseområdet”
Mad og drikke-gruppen (Martha er tovholder + Birgitte og Inge):
Gruppen har holdt møde og udsendt referat.
Til orkesterets prøver i Musikhuset sørger Martha for boller med pålæg og køber kaffe. Thorstein sørger for kaffebrygning.
Drøftelse af, om det er nødvendigt med køleskab - lejes hos Nordals Musikfestival
Billetboder (= borde + parasoller): 2 hver sted. (Helga tovholder + Ellen Thier og Marianne Jacobsen + evt. Louise Bramming)
Vi stempler ved indgangen, når folk har afleveret deres billet. 2 stk. stempler? HR undersøge
Opsyn plænen + afmærkning + toiletter og affaldssække: Henrik Skrydstrup tovholder + Finn og Erik
Vekselpenge: Birgitte
Samariterhjælp: Asta har lavet aftale med Dansk Folkehjælp. Sønderborg afd. V. Vivi Meeder. De stiller 7 mand fra kl. 10 til alut. Pris 1512300 kr. + forplejning.
Leje stole og køleskab hos Musikfestivalforeningen?
Fra FU: Forslag til PR: Biografreklamer – Goods gårdbutik
Almindeligt arrangementsmøde
Deltagere: Thorstein Hemmet (TH), Helga Roesgaard (HR), Martha Thomsen (MT), Ole Andersen (OA) - ordstyrer, Asta Broesby-Olsen (ABO) - tovholder og referent
Fastlagte mødedatoer i 1. halvår 2013 (mandage kl. 9-12): 13. maj og 10. juni
Mål: vi sigter efter at have 4 arrangementer pr. halvår, heraf et syng sammen-arrangement i hver sæson – nogle af disse er eftermiddagsarrangementer
Priser: Fremover tager vi 40 kr. for kaffe og kage
Samt 40 kr. som entré ved vores egne arrangementer (undtaget påskeudstilling og Sankt Hans) – undtagelser herfra kan besluttes ud fra arrangementets karakter.
Har været drøftet i både FU og Bestyrelsen, der finder prisniveauet passende.
1. Evaluering at afholdte arrangementer
Mandag den 18. marts kl. 19: foredrag ved Inge Adriansen: Kirkerne på Als og Sundeved. –aflyst pga.varsel om snestorm. Aftalt med IA og Britt Enna, at vi finder en dato i næste sæson efterår 2013/forår 2014 til det.
Påskeudstilling 2013 – 28. marts – 1. april daglig 13-17
Udstillere: Anna Grethe Aaen, www.annagretheaaen.dk, Pernille Krogh, www.pernillekrogh.dk,
Malene Hansen, www.malene-hansen.dk.
ABO vil gerne have oversigten over deltagerantal samt status på økonomi fra kassereren
Torsdag: 123
Fredag: 113
Lørdag: 66
Søndag: 106
Mandag: 101
I alt 509
Hvad kan vi gøre bedre næste år?
Flere til oprydning – 2 mere vil være passende
2. Kommende arrangementer - Sæson 2013 (X= er fastlagt)
X Søndag den 21. april 2013 kl. 13 Forhistorisk fodtur i Nørreskoven
Med Merete Boel Essenbæk museumsinspektør og forhistorisk arkæolog
Turen vil gå til områdets fortidsminder. Der vil blive fremvist gravhøje og jættestuer, langdysser og runddysser og fortalt om udgravninger, fund og anekdoter.
Mødested: Nygård. Turens længde 2,5 – 3 timer starter og slutter ved Nygård
Pris: 40 kr.
Servering efter turen?
Pris for arrangementet: kørsel: Statens højeste takst for km + 2000 kr. i honorar
Vi vælger ingen deltagerbegrænsning – anbefaler at MBE ved stop undervejs slutter med at nævne evt. ting der kan iagttages inden næste stop. Vigtigt at vi har to personer som supportere: 1 der går med fortroppen og en der er bagtrop. Disse to sørger for samling af flokken undervejs samt tysser på snakkehoveder.
Mulighed for spørgerunde under kaffen på Nygård aftales med MBE.
Hjælpere: OA,MT,ABO og HR
Evt. bustur i 2014
X Lørdag 4. maj 2012 kl. 12-13 er det aftalt at Nygårds musiker-trio står for fællessangen på Alsion
Hele arrangementsgruppen medvirker og præsenterer de sange, som publikum skal synge.
Swe-Dames medvirker ved fællessangen dels som støtte for fællessangen dels ved at optræde med et par numre
Vi skal som forberedelse til næste møde tænke på tema-emne som den den røde tråd for fællessangen.
Vigtig med en god blanding af gamle og nye sange. Swe-Dames informeres i god tid om programmet, så de især kan støtte de nye sange.
Tema: Frihed og fællesskab – 12 sange + forårstema
Formanden siger goddag og hvem vi er – præsentation – og har præsentation af de første sange.
Ole står for præsentation af koret samt for kanon
Operapræsentation – ved Thorstein
ABO lave drejebog , hvoraf det bl.a. fremgår, hvem der præsenterer hvad
Koret ind to gange – 3 korsatser i alt
Martha, Helga og jeg fordeler sangene mellem os
Vi enedes om følgende sange:
145 Kære linedanser 5 vers
174 Frihed er det bedste guld 8 vers
179 Die Gedanken sind frei 4 vers
187 Livet er en morgengave 9 vers
191 What would you do if.. 3 vers
198 Stjernerne blinker 4 vers
200 Se, hvilket menneske 6 vers
206 Hvor du sætter din fod 6 vers
284 Verden er våd og lys 1 vers
295 Se det summer af sol 2 vers
306 Det dufter lysegrønt 5 vers
309 Når egene knoppes 4 vers
310 Ny lyser løv i lunde 4 vers
Thorstein tjekke med Helle Damkjær, at hun er klar over at det er Foreningen Nygård, der står for fællessangen 4. maj.
X Lørdag 4. maj 2013 kl.15-17 Koncert med Swee Dames
Vi har garanteret koret en indtægt på 3600 kr. i alt.
Medhælpere: Ole og Birgitte + ABO + HR (afbud Martha og Thorstein)
Kager har Martha styr på
X Søndag den 23. juni: Sankt Hans –fest
Stephan Kleinschmidt har bekræftet, at han holder årets båltale.
Spejdere? John giver besked – evt. spørge Guderup spejdere?
Musik: Ole spørger Nordals spillemændene
X Lørdag 28. september kl. 10 – 16 Sangmarathon 2013 (booket i kalenderen)
Understrege i omtalen, at det er et komme- og gå arrangement
OBS: Ingen entré
Traktement: 40 kr.
Sørge for at guitaren er her.
Evt. lade sangmarathon gå over i – slutte med musikcafé??
Mandag 14. oktober 2013 kl. 11-12: Efterårsferiearrangement for børn og bedsteforældre – med Marianne Nielsen? Thorstein? (booket i kalenderen)
Thorstein spørger Thomas Ousager - Takst: max. 1700 kr. + kørsel
X Søndag 27. oktober: Vandretur med Leo Vindahl (booket i kalenderen) – aftale er på plads
X Lørdag 16. november: Bogens dag
Bogbyttedag fra f.eks. 12 - 18
”Bøger der gjorde indtryk” ved bibliotekar Hanne Nøsborg Andersen kl. 15 – 16.30 – tema (ikke nye bøger)
Bogquiz?
Juletur – Asta kontakter Andreas om turen
3. Arrangementer fremover –planer – forslag og ideer
”Nørreskoven året rundt” tilbud fra tidligere snedker Karl-Heinz Gloy om at vise en amatørfilm om Nørreskoven. Det er 8 års film han har klippet sammen til en film på 1 time og 10 minutter.
Han vil gøre det gratis.
ABO undersøger muligheden af at se film, før vi tager stilling.
Temaer for medlems/frivillighedsarrangementet for de kommende år:
2014: Alsiske viser
2015: Amerikanske burgere
Fugletur udskudt til forår 2014
Gert Fahlberg, formand for Ornitologisk forening for Sønderjylland vil gerne stå for en tur.
Peter Grønlykke vil gerne stå for en fugletur i 2013 - Helga aftaler dato og tidspunkt med de to herrer
Flagermus-tur (DN og Helga) og ugletur (Leo Vindahl)
Foredrag om Dybbøl i anledning af 100 års julilæet
Musikalsk quiz for nørder
4. Praktiske ting
Nygårdskilte til dem der hjælper til ved arrangementerne (MT)
så folk ved, hvem de skal spørge.
Vi satser på at kunne bruge de skilte, vi får lavet i forbindelse med Operaen fremover.
Højttaleranlæg:
- Lamineret billede af normalindstillingen skal fastmonteres inde i kassen
- Lås er- monteret koden er 4114
Hjemmesiden – Der er nu lavet et nyt afsnit med arrangementer i venstre side.
Er det tilfredsstillende?