Referater

Deltagere:  
Thorstein Hemmet (TH)
Helga Roesgaard (HR)
Martha Thomsen (MT)
Ole Andersen (OA) – ordstyrer
Asta Broesby-Olsen (ABO) tovholder og referent

Fastlagte mødedatoer i 1. halvår 2013 (alle gange mandage kl. 9-12)  8. april, 13. maj og 10. juni

Almindeligt arrangementsmøde

1. Evaluering af foredrag ”Modstanden” med Henning N. Larsen 18. februar 2013
   Udmærket foredragsholder. Dog kun 26 betalende, måske fordi han havde været på Sønderborg Bibliotek umiddelbart før, hvilket undrede os, da vi mente at have en aftale med ham om ikke at have andre foredragsaftener i nærheden.
   Vigtigt at få mikrofonen ordentligt afprøvet med foredragsholderen før tiden. Samt gribe ind tidligt, hvis der alligevel er lydproblemer.
   Vi afprøvede lydanlægget endnu en gang
    
2. Kommende arrangementer - Sæson 2013 (X= er fastlagt)
   
   X Mandag den 18. marts kl. 19: foredrag ved Inge Adriansen: Kirkerne på Als og Sundeved. (FOF-foredrag)
   IA har tilkendegivet, at der vil være mulighed for salg af bogen i forbindelse med foredraget
   (Desværre er Sydbanks aktionærmøde samme aften, hvori mange nordalsingere deltager.
   I år vil der ydermere være det særlige, at Sydbank vil overrække en check på 10.000 kr. til Nygård til vores isoleringsprojekt. Derfor vil Dines, Henrik og Birgitte være til stede dér).
   
   Hjælpere: HR, MT og ABO – Ulla og Gunnar har tilbudt at hjælpe. Mødes kl. 17.45. OBS: Vekselpenge. 

X Påskeudstilling 2013 – 28. marts – 1. april daglig 13-17

Helga har nu aftalerne på plads med de 3 spændende påskeudstillere:

Anna Grethe Aaen, www.annagretheaaen.dk

Pernille Krogh, www.pernillekrogh.dk

Malene Hansen, www.malene-hansen.dk

Præsentationen i katalogen ser fin ud – og kortet er denne gang ikke misvisende. 

Vagtdækning: hvem kan deltage fra arrangementsgruppen? – hvor mange herudover?

Torsdag: HR, BR, TH, Ulla og Gunner

Fredag: Ulla og Gunnar, HR

Lørdag: OA/HR, TH,

Søndag: OA/HR

Mandag: OA (fra 15), BR og MT 

Åbning af udstillingen torsdag kl. 15: Helga. Musikindslag sørger Thorstein for-

Vin – indkøb Ole – Chips + cider og citrus / juice  mv. Martha 

Klargøring onsdag: OA, TH, HR- opsætning af skilte

Mødes kl. 13 for at tømme lokalerne.

Kunstnerne ankommer kl. 14

Oprydning mandag: OA, TH, HR         

Tirsdag: rengøring er bestilt hos Inge

Overnatning: minus Martha

Onsdag: kunstnere

Torsdag:

Fredag:

Lørdag:

Søndag: 

Skiltning – vi finder pladerne

Kager: lagkager, brødtorter: Martha sørger for at kagerne er klar ( kommer ikke i den uge)

Pressedækning blev drøftet. Det er meget vigtigt, at der er god omtale af kunstnerne i aviserne, da det flg. Helga kan være ret afgørende ved hvervningen af nye professionelle kunstnere.
Enighed om at tage det op i forbindelse med mødet med JydskeVestkystens kulturjournalist Katrine Lund Walsted for at få hendes hjælp og tips. 

Thorstein kontakter Carl Erik Rasmussen, Der Norschleswiger?
 

Påskeudstillingen 2014 er på plads. De 3 kunstnere er:
Kirsten Holm, www.kirstenholm.dk, keramik
Rigmor Bak Frederiksen, www.rigmorbakfrederiksen.dk, malerier (Island, Færøerne, Læsø m.m.).
Nurith Lumer-Klabbers, www.nurith.dk, tegninger. 

X Søndag den 21. april 2013 kl. 13 Forhistorisk arrangement forår 2013

Merete Essenbæk har sendt følgende tekst til annoncen for den forhistoriske vandretur:

Forhistorisk fodtur

Merete Boel Essenbæk museumsinspektør og forhistorisk arkæolog

Turen vil gå til områdets fortidsminder. Der vil blive fremvist gravhøje og jættestuer, langdysser og runddysser og fortalt om udgravninger, fund og anekdoter.
Mødested: Nygård
Gåtur i Nygårds omgivelser.
Pris: 40 kr.
Servering efter turen? 

Honorar / kørsel: Statens højeste takst for km + 2000 kr. i honorar

Turens længde 2,5 – 3 timer starter og slutter ved Nygård

Vi vælger ingen deltagerbegrænsning – anbefaler at MBE ved stop undervejs slutter med at nævne evt. ting der kan iagttages inden næste stop. Vigtigt at vi har to personer som supportere: 1 der går med fortroppen og en der er bagtrop. Disse to sørger for samling af flokken undervejs samt tysser på snakkehoveder.

Mulighed for spørgerunde under kaffen på Nygård aftales med MBE

Svar fra MBE på Helgas spørgsmål:
”- Jeg synes ikke der skal være deltager begrænsning, men hvor mange vil du tro der kunne komme. Mere end 50 så bliver der ganske sikkert lidt ventetid inden alle er kommet osv.
- Tid: Jeg har en tur i Nørre skoven , del Melved skoven som i sin tid tog 2,5 time. Det var til flg. steder: runde høje nord for Barons høj, høje midt i skoven, Vonneshøj Langdysse ved Karens mose, skålsten , tuegrave ved Trøffelhaven, rundhøje ved Nygård og baronens høj. Jeg tænker mig de samme steder plus evt en enkelt mere eller mindre. Men kom gerne med ønsker! Vi begynder vel ved Nygård og slutter samme sted. Altså 2,5 time til turen og herefter kaffe.

- Fint med spørgerunde på Nygård
- Pris: 2000 kr som aftalt + kørsel som du skriver
- Jeg har noteret at vi starter kl 13 ved Nygaard
- Jeg plejer at give et lille kort til folk og en oversigt over de steder vi besøger.

Hjælpere: OA,MT,ABO og HR

Evt. bustur i 2014

X Lørdag 4. maj 2012 kl. 12-13 er det aftalt at Nygårds musiker-trio står for fællessangen på Alsion
Hele arrangementsgruppen medvirker og præsenterer de sange, som publikum skal synge.

Swe-Dames medvirker ved fællessangen dels som støtte for fællessangen dels ved at optræde med et par numre 

Vigtig med en god blanding af gamle og nye sange. Swe-Dames informeres i god tid om programmet, så de især kan støtte de nye sange. 

Tema: Frihed og fællesskab – 12 sange

Internt program laves, over hvem der præsenterer hvad 

X Lørdag 4. maj 2013 kl.15-17 Koncert med Swee Dames

Vi har garanteret koret en indtægt på 3600 kr. i alt. 

X  Søndag den 23. juni: Sankt Hans –fest

Stephan Kleinschmidt har bekræftet, at han holder årets båltale. 

Spejdere? John giver besked – evt. spørge Guderup spejdere? 

Musik: Ole spørger Nordals spillemændene 

 

3. Arrangementer fremover –planer – forslag og ideer

”Nørreskoven året rundt” tilbud fra tidligere snedker Karl-Heinz Gloy om at vise en amatørfilm om Nørreskoven. Det er 8 års film han har klippet sammen til en film på 1 time og 10 minutter.

Han vil gøre det gratis.  

ABO undersøger muligheden af at se film, før vi tager stilling. 

Lørdag 28. september kl. 10 – 16 Sangmarathon 2013 (booket i kalenderen)

Understrege i omtalen, at det er et komme- og gå arrangement
OBS: Ingen entré

Traktement: 40 kr.
Sørge for at guitaren er her.

Evt. lade sangmarathon gå over i – slutte med musikcafé?? 

Mandag 14. oktober 2013 kl. 11-12: Efterårsferiearrangement for børn og bedsteforældre – med Marianne Nielsen? Thorstein? (booket i kalenderen)

Thorstein spørger Thomas Ousager Takst: max. 1700 kr. + kørsel 

X Søndag 27. oktober: Vandretur med Leo Vindahl (booket i kalenderen)
Aftale er på plads. 

X Lørdag 16. november: Bogens dag

Bogbyttedag fra f.eks. 12 - 18
 ”Bøger der gjorde indtryk” ved bibliotekar Hanne Nøsborg Andersen kl. 15 – 16.30 – tema (ikke nye bøger)

Bogquiz?

Juletur – Asta kontakter Andreas om turen

Temaer for medlems/frivillighedsarrangementet for de kommende år:

2014: Alsiske viser

2015: Amerikanske burgere 

Fugletur udskudt til forår 2014

Gert Fahlberg, formand for Ornitologisk forening for Sønderjylland vil gerne stå for en tur.

Peter Grønlykke vil gerne stå for en fugletur i 2013
Helga aftaler dato og tidspunkt med de to herrer 

Flagermus-tur (DN og Helga) og ugletur (Leo Vindahl)

Foredrag om Dybbøl i anledning af 100 års julilæet

Musikalsk quiz for nørder

4. Praktiske ting

Nygårdskilte til dem der hjælper til ved arrangementerne (MT)
så folk ved, hvem de skal spørge.
Vi satser på at kunne bruge de skilte, vi får lavet i forbindelse med Operaen fremover. 

• Højttaleranlæg. Lamineret billede af normalindstillingen skal fastmonteres inde i kassen
• Lås er monteret – koden er 4114 

Hjemmesiden –
Der er et ønske om en nem indgang til kommende arrangementer fra forsiden.

Er det blevet bedre? 

Planlægning af Operakoncerten 16. juni 2013

5. Status pt.

• Fribilletter til salgsstederne er ikke endnu udleveret af OA. Status på salg af billetter
• Styring af parkering: ABO skrevet til politiet om assistance fra politihjemmeværnet og fået følgende lidt mystiske svar:

”Hej Asta
Jeg kan udmærket følge din tankegang med trafikale problemer, som muligt kunne løses af Politihjemmeværnet, men desværre må vi sige fra, idet der er tale om et arrangement som ligger i et område uden de store muligheder for ekstra parkering.

Mit råd kunne være, at I allierer Jer med en nærliggende gård om at bruge deres markareal til parkering og så markerer dette. Man har vel mulighed for at foretage afsætning af gæster/udstyr og så køre bilen hen til anvist p-plads.

Jeg gør endvidere opmærksom på, at udrykningsveje skal holdes fri til brand og ambulancekøretøjer.

Med venlig hilsen
Annelene Knutz
overassistent”

Asta har kontaktet Birger om at være tovholder på parkering 

ABO kontakter Tanja for at få at vide, hvor mange billetter der er solgt på  sønderborgbilletten.dk samt beder hende sørge for 2 fribilletter til Bent og Lene Jensen.

OBS: ABO har ikke haft kontakt til TZ

Plakater fordeles som aftalt:

OA + HR på Dyvig

Plakater i banker mv.:ABO Sydbank Guderup, Danske Bank, NIC (ikke hængt op endnu)- OA: Sydbank i Nordborg. HR: VUC og Nordborg hus. MT: Sønderborghus + Turistkontoret + de steder hun har afleveret foldere.

Plakat på Sønderborg Bibliotek mangler ifølge Helga? Asta undersøger. 

6. Uddeling af foldere på Alsion i forbindelse til ”Tosca”
   Aftalen med Teaterforeningen blev den, at Martha mødte frem med plakater og foldere til introduktionen den 28. februar. 

Ud fra hendes erfaring her, har vi meldt ud, at vi evt. gerne vil møde frem 9. april ved ”Carmen” på Sønderborg teater (600 pers.) 

Martha melder følgende:

”Det gik rigtig godt med uddeling af foldere, alle var meget positive og mange glædede sig over, at der kommer en koncert ude i vores område. Flere sagde at de nok havde set/ hørt om det. Det var en meget positiv oplevelse” 

Der er ikke mulighed for at få programmet sendt ud pr. mail til Sønderborg Teaterforenings medlemmer (det gør de kun, såfremt de kan give et særligt rabattilbud til medlemmerne) 

Ole kontakter John Frederiksen om Sønderjysk pigekor som opvarmning til koncerten

 

Vi stempler ved indgangen, når folk har afleveret deres billet. 2 stk. stempler?

7. Huskatlisten –
   Mad og drikke-gruppen (Martha er tovholder + Birgitte og Inge):
   Gruppen har holdt møde og udsendt referat.
   Til orkesterets prøver i Musikhuset sørger Martha for boller med pålæg og køber kaffe. Thorstein sørger for kaffebrygning.
   Drøftelse af, om det er nødvendigt med køleskab
   
   Gruppe til opsætning af scene og salgstelt dagen i forvejen: Ole tovholder + John, Erling og Finn
   Parkering: Birger tovholder (hjemmeværn?) også ansvar for ”grænseområdet”
   Billetboder (= borde + parasoller): 2 hver sted. Helga tovholder
   melding fra Helga:
   ”Jeg har aftale med 2 til billetsalget den 16. juni: Ellen Thier og Marianne (tvilling). Måske vil Luise Bramming også; men hun giver besked, når hun ved mere.”
   
   Opsyn plænen + afmærkning: Henrik Skrydstrup tovholder
   Toiletter og affaldssække: Finn tovholder + Erik + Tage og Annelie
   Skilte aftales først med Tanja – det afklares, hvad vi selv skal lave
   Vekselpenge: Birgitte

Samariterhjælp: Asta har lavet aftale med Dansk Folkehjælp. Sønderborg afd. V. Vivi Meeder. De stiller 7 mand fra kl. 10 til alut. Pris 1500 kr. + forplejning.

Leje stole og køleskab hos Musikfestivalforeningen? Ole undersøger
PS: prisliste er efterfølgende udsendt – 1+ kr. pr. plastikstol og 50 kr. for køleskab
 

8. Evt. Drøftelse af rimeligheden af at de frivillige betaler betaler fuld pris.
   Vi fastholder foreløbig

Elkapaciteten til Operakoncerten?
Ole sætter PA-syd i forbindelse med Glenn

_________________________________________________________________________________________

 

Møde om pressestrategi og pressekontakt torsdag 21. marts kl. 9.00:
Kl. 9.00 Hvor langt er vi og hvad skal der ske fremadrettet. Tanja Zeba og arrangementsgruppen

Kl. 10.00 Møde med JydskeVestkystens kulturjournalist. Katrine Lund Walsted, Tanja Zeba og arrangementsgruppen. 

Til mødet med TZ:

• Flere foldere? Vi har kun få tilbage
• Plakater på Alsion?
• Markedsføring via kommunen?
• Særlig kommuneaftale mht. annoncering?
• Radio Als + Radio/TV i det hele taget
• Skiltning – og afspærringer – retningsskilte – parkering forbudt
• Reklameskilte
• Antal solgte billetter?
  Timing – pr
  NB: Billetter til Bent Jensen

Til mødet med Katrine:

• Omtale af operaen (Lars Ole..)
• Omtale af påskens kunstnere
• PR for Nygård – fortælle om Nygårds uvikling igennem de 5 år?
• Gode tips til pressekontakt – pris? – hvad er gratis? – hjælper annoncering

 

Fra FU: Forslag til PR: Biografreklamer – Goods gårdbutik