Dagsorden til arr.møde 10. juni 2013

Deltagere: Thorstein Hemmet (TH), Helga Roesgaard (HR), Martha Thomsen (MT), Ole Andersen (OA) - ordstyrer, Asta Broesby-Olsen (ABO) - tovholder og referent 

OBS: Mødetidspunkt ændret pga. at Ole og Asta er til interview med Radio Als på Alsion kl. 9.45 - ? sammen med Stine Dudda.

Kl. 12.00 : Planlægning af Operakoncerten 16. juni 2013 

1.  Status på billetsalg:
Sønderborgbilletten.dk:

Birgitte:

Nordborg boghandel:

Nebeling:

Brugsen Havnbjerg:

Augustenborg:

Asta:

I alt solgt 

  1. Status på frivillige:

Der er 40 frivillige + de p-vagter fra brandværn mv. som Leif sørger for

Instruks + oversigt over arbejdsgrupper + frivillige er udsendt til alle. 

  1. PR: Hvad kan vi gøre fra nu frem til koncerten?

4.   Hjemmesiden / Facebook / YouTube:
Opfordre til fælleskørsel samt på at tænke at tilbyde kørsel til dem der ikke selv kan køre
Ideer til PR?? 

5.  Kontakt til kommunen
Tanja Zeba:
- Parkering forbudt skilte –
TZ spørger, om vi selv kan hente dem? Ole har sagt ja til det.
- Velkomstskilte i A1 – klar til at få med hjem fra Alsion mandag.
- Hangers – også klar til mandag 

  1. Huskatlisten: se vedhæftede opdaterede bilag

7.  Drejebog for Opera-ugen
søndag 9.6.
- scenen ankommer                       Finn
- Trailer og stole hentes                Finn og Ole
- Kontakte Naturskolen                 Asta             
mandag 10.6
- interview Alsion                           Ole og Asta
- arrangementsmøde                      Alle

-Skilte færdiggøres                   Helga, Ole og Asta
tirsdag 11.6.
- parkering forbudt skilte hentes (måske allerede mandag)                 Ole
onsdag 12.6.

torsdag 13.6.


fredag 14.6.

lørdag 15.6.

søndag 16.6.


Vi samler løbende op, så vi får lavet en samlet drejebog for hele forløbet

8.    Skilte
Skilteholderne er klar. Helga, Ole og Asta har lavet 7 vejvisningsskilte. Asta gør de øvrige skilte klar til på mandag. 

Vejviserskilte: opsættes fredag eller lørdag?
 

9.  Orienteringsfolder til udlevering på dagen:
Skal indeholde:
- skitse over plænen med placering af boder, toiletter, stoleleje og førstehjælp
- dagens program = det som står i den nuværende folder
- priser på bodernes tilbud
- oversigt over sponsorer
Asta udarbejder den – Thorstein trykker-  deadline? – husk foldning – hvornår?
 

10.                Regnvejrsplan – deadline for udarbejdelse
Aftalen med Havnbjerg skole regner vi med står ved magt (der har været problemer) 

 

Almindeligt arrangementsmøde

Forslag til datoer i efteråret 2013: 9. september, 7. oktober, 4. november og 2. december – alle gange kl. 10-12 (tidspunkterne er ledige i Nygårds kalender)

 

Mål: vi sigter efter at have 4 arrangementer pr. halvår, heraf et syng sammen-arrangement i hver sæson – nogle af disse er eftermiddagsarrangementer
Priser: Fremover tager vi 40 kr. for kaffe og kage
Samt 40 kr. som entré ved vores egne arrangementer (undtaget påskeudstilling og Sankt Hans) – undtagelser herfra kan besluttes ud fra arrangementets karakter.
Har været drøftet i både FU og Bestyrelsen, der finder prisniveauet passende.

1.    Evaluering at afholdte arrangementer
Ingen arrangementer siden sidst 

  1. Kommende arrangementer – Sæson 2013 (X= fastlagt)

X  Søndag den 23. juni: Sankt Hans –fest

Stephan Kleinschmidt har bekræftet, at han holder årets båltale.

Musik: Nordals spillemændene OK + Sax-appeal

Underholdning for børn: Aktørerne fra sidste år har sagt ok
Grill: Svenstrup-lauget? – 2 mand kommer fra Svenstruplauget

Folkedanserne – OK
Orienteringsklubben: OK 

Quiz – Ole laver en igen i år?

NB – vigtigt: Martha spørger Leo om udgået træ til bålet.

Annonce om Sct. Hans til lokalbladene – Vor Egen Avis er uregelmæssig – ingen annonce i Lokalavisen (tidligere Budstikken) 

NB: Se drejebogen for Sankt Hans, som er udsendt, samt vedhæftede arbejdsfordelingsskema og forslag til prisskilt.


X Lørdag 28. september kl. 10 – 16erstatte Sangmarthon med fællessang/ musikcafé (booket i kalenderen) 

X Mandag 14. oktober 2013 kl. 11-12: Efterårsferiearrangement for børn og bedsteforældre  (booket i kalenderen)

Thorstein har OK fra Thomas Ousager. Betales af musikskolen. 

X Tirsdag den 22. oktober kl. 19: foredrag ved Inge Adriansen: Kirkerne på Als og Sundeved. Erstatning for det aflyste arr. i marts. Britt Enna havde aftalt 2 datoer i oktober med Inge. Jeg valgte denne. Er booket i kalenderen. 

X Søndag 27. oktober: Vandretur med Leo Vindahl (booket i kalenderen). Aftale er på plads. 

X Lørdag 16. november: Bogens dag

Bogbyttedag fra f.eks. 12 – 18. Bogquiz?

kl. 15 – 16.30 ”Bøger der gjorde indtryk” ved bibliotekar Hanne Næsborg Andersen – aftale er på plads

Ole har tilsagn fra Ole Werth om at måtte få bøger fra hans overskud 

X Søndag 1. december kl. 10 – 13: Juletur og julesværksted – Asta har aftalt med Andreas, at vi lige som sidste år står for at servere gløgg/kaffe/the/saft og æbleskiver.

(Se Naturskolens program vedhæftet)

Vi annoncerer ikke selv.
 

3.    Arrangementer fremover – planer/forslag/ideer
 

Temaer for medlems/frivillighedsarrangementet for de kommende år:

2014: Alsiske viser – Temaet valgt , fordi vi har købt de alsiske sangbøger. Gerne med professionelt indslag udefra? Evt. Morten Petersen gruppe. Ole undersøger.

2015: Amerikanske burgere 

Fugletur udskudt til forår 2014

Gert Fahlberg, formand for Ornitologisk forening for Sønderjylland vil gerne stå for en tur. Og Peter Grønlykke har også meldt sig. Helga aftaler dato og tidspunkt med de to herrer

Flagermus-tur (DN og Helga) – vi afventer – sensommer/ nattetur 2014?

Ugletur (Leo Vindahl)- nattetur/kombination – afvente? – evt. eftersommeraffangement.

Svampetur med Anker Hansen - alternativ

Foredrag om Dybbøl i anledning af 150 års jubilæet (ide fra sidste bestyrelsesmøde)

  • Spørge IA om hvem og hvilket emne

Musikalsk quiz for nørder

  1. Praktiske forhold