Planlægning
- Tjek Nygårds kalender http://www.nygaard-als.dk/kalender
- Tjek evt. Kultunaut http://www.kultunaut.dk/ (tidspunkt samt 6400+6430+6440+6470)
- Lav præcis aftale med de involverede parter – evt. skriftligt
- Book Nygård (Asta) – bestil rengøring
- Budget for arrangementet – tovholders ansva
Før arrangementet
- Tovholder + medhjælpere (normalt 4) aftales samt opgavefordeling
- Evt. kagebagning aftales med John
- Priser aftales – entré – fortæring – prisskilt
40 kr. som entré ved vores egne arrangementer (undtaget påskeudstilling og Sankt Hans) – undtagelser herfra kan besluttes ud fra arrangementets karakter
Normalt 50 kr. for kaffe og kage.
Har været drøftet i både FU og Bestyrelsen, der finder prisniveauet passende.
- Hvad skal bruges til arrangementet afklares – overhead – projektor mv.
- PR afklares – særligt tjek-skema
- Vekselpenge aftales med kasserer / Birgitte
- Mødetid for de involverede
Under arrangementet
- Flag op og ned ved arrangementer i dagtimerne
- Opstilling af borde og stole mv.
- Klargøring af mikrofon ved foredrag. Evt. opstilling af projektor
- Foredragsholdere anmodes om dels at bruge vores højttaleranlæg dels at tale langsomt af hensyn til Nygårds normale målgruppe, der har vanskeligt ved at høre foredragsholdere, der taler lavt og hurtigt.
- Parkeringsforhold – aflæsning tilladt foran Nygård – men bilerne skal holde på parkeringspladsen
- Minde folk om ikke at gå med udendørs fodtøj inden døre / bruge blå ”futter”
- Velkomst – hvem
- Husk ved arrangementer, hvor der bruges mikrofon, at oplyse, at der er teleslynge
- Evt. sang
- Kassemester – hvem
- I køkkenet – kaffebrygning - anretning
- Evt. rundvisning – pjecer klar – evt. liste til email-adresser til nyhedsmail
- Afslutning herunder reklame for kommende arrangementer
Efter arrangementet
- Almindelig oprydning – påpladssætning - støvsugning af de anvendte lokaler
- Opvaskemaskinen sættes i gang
- Kassen gøres op – aflevering til kasserer
16.11.2009/abo – revideret 090418 - reverderet 6.11.19 /abo