Deltagere
Christian Fischlein, medlem af FU (CF)
Arne H. Blom, medlem af FU (AHB)
Asta Broesby-Olsen, medlem af FU (ABO) – referent
Birgitte Romme - bookingansvarlig, tilforordnet FU (BR) - afbud
Anne Marie Jensen (AMJ) – kasserer, tilforordnet FU (AMJ)
+ Suppleant Inge Matzen (IM)
+ Suppleant Gudrun Løkke (GL)
Ole Andersen (OA) deltog i dagsordenens punkt 1 og 2.
Møder mv. i 2021/22
FU-mødet 8. december er aflyst
FU-mødedatoer i foråret 2022: 12. januar, 9. februar, 16. marts, 20. april, 25. maj og 15. juni. (i kalenderen)
Arbejdsjulefrokost 7. december er aflyst pga. corona
Ugevagtsmøde: 19. januar 2022 kl. 15.30 (i kalenderen)
Medlemsaften: fredag 28. januar 2022 kl. 18 – 22 – Tema: Sverige – udsættes til fredag i foråret – 2 datoer: fredag 8. april eller 22. april (foreløbig reserveret i kalenderen)
Generalforsamling mandag 21. marts 2022 kl. 19 (i kalenderen)
Bestyrelsesmøde mandag 28. marts 2022 kl. 16.30 – 17.45 (i kalenderen)
Arrangementsprogram for resten 2021 og 2022
- 17. november 2021 (aflyst) samt 26. januar og 23. februar 2022: Litteratur i fællesskab - 4 onsdag eftermiddage kl. 15 – 17
- Søndag 28. november 2021 kl. 10 – 13: Juletur i samarbejde med Naturskolen – Nygård deltog ikke
- Søndag 3. april 2022 kl. 14 - 16: Fællessangseftermiddag med Kitty Hovgaard
- 14.-18. april: Påskeudstilling
- Søndag 15. maj 2022 kl. 15 – 17: FolkBalticakoncert
- Tirsdag 14. juni: Træf for Cykelklubberne på Nordals
- Lørdag 8. oktober 2022 kl. 13 – 17: Højskoleeftermiddag
Til siden sidst :
Lejekontrakttillæg om at Foreningen Nygård ikke har ansvar for skjulte rør og ledninger
Vi afventer udspil fra Naturstyrelsen.
Rensning af tagrender. CF foreslog på bestyrelsesmødet, at man monterede et buet net over tagrenden, som ville forhindre bladnedfald i tagrenden.
Efter mødet har IG meldt følgende tilbage: ” Vi har fluks undersøgt ideen med tagrendenet. Vi har erfaret, at eksperter fraråder denne ide, dag det betyder, at de blade, der formulder på nettet, kommer ned i tagrenden som mudder og det er ikke en god ide.
Derfor er god klassisk rensning af tagrender den anbefalede metode. Naturstyrelsen vil derfor fortsætte med den årlige rensning. ”
Vandskade / misforståelse / ikke svamp i bibliotekets gulv
På en retræte her sidst i november fik kursisterne den opfattelse, at der var tale om svamp i gulvet i biblioteket, da de ikke var blevet informeret om vandskaden, som er opstået pga. et uheld.
ABO har sendt et forklarende mail til lejeren og bedt om at kursisterne blev orienteret.
Ligeså er ugevagten orienteret.
Referat:
1. Fyr og Flamme – status på vores to fyr, fyring i begge samt fyringsgruppen ved Ole Andersen
OA redegjorde først for sin oplevelse af en forkert håndtering af spørgsmål til fyring og brandsikkerhed, hvor AHB havde rejst spørgsmål og ABO havde svaret uden at involvere tovholderen på området.
Begge beklagede at have givet anledning til oplevelsen af mistillid og misforståelser.
Dette førte til en god snak om, at den ønskværdige kommunikation i lignende sager fremover foregår således:
- At tovholderen for området først og fremmest informeres og involveres
- At hele FU orienteres (inkl. suppleanter og tilforordnede)
- At sagen rejses og afklares på næste FU-møde med deltagelse af involverede tovholdere
Derefter fremlagde OA en diger rapport (uddelt på mødet), som han havde udarbejdet om fyringen på Nygård fra start til nu. Baggrunden herfor er at give de nye og nyere frivillige indblik i såvel historien fyringssituationen bag som information om fyringens status pt.
Nuværende praksis blev nøje gennemgået.
FU udtrykte stor tilfredshed med fyringsgruppens arbejde.
En positiv ting har den uheldige sag medvirket til:
- Det er afklaret, at der er eksisterer en vandmåler, der viser, når der skal fyldes vand på
OA træffer aftale om, hvem der fremover holder øje med vandmåleren og sørger for vandpåfyldning.
- Brandsikring var der også rejst spørgsmål om.
I OAs rapport indgik også en redegørelse for badesikkerheden på Nygård, som bl.a. slog fast, at den tilsynsførende brandmyndighed er skorstensfejeren.
Her fokuserede FU på 2 områder, som kræver handling sikkerhedsmæssigt:
- Lejere må fremover ikke fyre i ovnen i stuen og i pejsen nedenunder, da det ikke brandmæssigt er forsvarligt.
Dette skal fremgå af lejekontrakt og markeres med skilte de to steder. - Brandstigen skal være anbragt ved vinduet i beslagene
Skal markeres med skilt i vindueskarmen.
Undtagelse: Nygårds frivillige må fortsat fyre, idet de er opmærksomme på brandfaren
- Udbedring af vandskadet gulv i biblioteket
Christian fik tilbud på afslibning 16. november
(se billede) – på i alt 8.950 kr. ekskl. Moms – dvs. ca. 11.200 kr.
Vi godkendte alle 3 – AHB, CF og ABO tilbuddet umiddelbart efter og aftalte, at CF satte det i værk, for at være sikre på, at arbejdet kan udføres lige først i det nye år.
På mødet fortalte CF, at arbejdet er bestilt til at ske i uge 2.
Forinden laves der her i næste uge en prøveslibning, for at se, om det i det hele taget kan lade sig gøre.
Hvis ikke, tager vi sagen op igen
Kan det lykkes, er der brug for nogle stærke mænd til at flytte inventaret i biblioteket. CF tager sig af dette.
IM og ABO tager sig af nedpakning af bøgerne.
4 Renovering af trappegangen mv. i januar 2022
Januar måned 2022 er reserveret i kalenderen til renoveringsarbejdet.
Maler er bestilt.
Få trappen overfladebehandlet? – CF har forhørt sig hos Als Gulvservice, der fraråder det på det kraftigste.
Ny trappebelægning i 2023 /2024
CF har indhentet tilbud på linoleumsbelægning samt messingkanter hos Als Gulvservice.
Tilbuddet lyder på 68.900 kr. ekskl. moms = 86.125 kr.
Vi skal selv reparere evt. skader i gulvet under den nuværende belægning. Så renoveringen vil beløbe sig til min. 90.000 kr.
Vi aftalte at søge Mads Clausen-fonden om tilskud til dette.
- Forsikringer
Vi har
- Arbejdsskadeforsikring, som gælder for pedelfunktion og arbejde med maskiner samt for pigerne der hjælper ved medlemsaftenen
- Motorredskabsforsikring på havetraktoren
- Grundejeransvarsforsikring
- Løsøreforsikring (612.000 kr.)
Vi blev anbefalet at oplyse alle frivillige om, at de skal selv sørge for et have en heltids ulykkesforsikring. ABO udsender meddelelse til alle frivillige herom.
AMJ kontakter Sønderjysk Forsikring og tegner
- Netbankforsikring
- Bestyrelsesansvarsforsikring
Der er 2 forsikringsforhold vi skal have afklaret:
Lejers skader på ejendommen – hvad gælder her f.eks. tilfældet med viskestykket ved brændeovnen i foråret – eller tidligere, hvor vi havde en mindre vandskade ved samme radiator i biblioteket, hvor det var en lejer, der ikke havde skruet udluftningsventilen til.
Lejers ansvarsforsikring?
Frivilliges uforvarende skader under udførsel af arbejde for Nygård. FBO har sin egen forsikring fået oplyst, at hans private ansvarsforsikring ikke dækker, da skaden er sket i forbindelse med frivilligt arbejde i foreningsregi, hvor arbejdet gavner foreningen.
Arne har forhørt sig hos sin Om disse to forhold aftalte vi følgende rækkefølge:
- AMJ kontakter Sønderjysk Forsikring og beder om svar på begge dele
- AHB kontakter (såfremt ovenstående ikke giver svar nok) hos sin forsikringsmæglerkontakt at svare mod betaling (evt. et ophold på Nygård?)
- Økonomi (Anne-Marie)
AMJ har udsendt regnskabsoversigt med status 11.11.21 til FU
AHB efterlyste en mere overskuelig oversigt og tilbød at udarbejde den på samme regneark.
AMJ efterlyste en afklaring af sin rolle som kasserer. Er blevet opmærksom på det i forbindelse med, at banken skal have en oversigt over bestyrelsesmedlemmerne med dokumentation. Dette er de 7 personer som udgør bestyrelsen.
Kassererrollen skal afklares – og i givet fald kan det medføre en vedtægtsændring.
- Udflugter fremover: Forslag til 2023 – 2025
Arne anbefalede, at vi finder frem til nogle steder / seværdigheder, som folk ikke selv kører til
Forslag: Flensborg – Hamborg
GL foreslår: Lûbeck – vil gerne være guide – sidst i maj/ først i juni 2023. Vedtaget
- Evt.
Huske- opsamlingsliste
Projekter og 0pgaver der er undervejs /ideer
Ny hjemmeside – skalerbar til mobil.
Det har været meget godt at have kontakt til Joomlaeksperten, fordi One.com, som hoster vores hjemmeside, har opdateret nogle ting, som pludselig betød, dels at der ikke kunne lægges noget på hjemmesiden, dels at der pludselig optrådte en masse koder på siderne.
Begge problemer blev løst af Joomlaeksperten.
Asta søger stadig efter en person at dele arbejdet med hjemmesiden med – pt. en føler ude hos Morten Flytkjær
NB: GL foreslog, at kontakte Jes-Peder Løkke, som har erfaring med at arbejde med hjemmesider
Det vil være fint, hvis Birgitte kan lægge bookinger direkte ind i kalenderen.
Arne foreslog, at vi inden vi går i luften med den nys side, gennemgår opbygningen og alle sider og ser om de er forståelige.
Denne proces er på forskellig vis igangsat.
Forslag fra Arne om Gæstebog på nettet?
Indhegning af æbletræet – havegruppen finder en løsning som forhindrer at børn kravler i træet og ikke skæmmer omgivelserne.
Kalkning af hvilerum: Christian er tovholder. Gentagelse af kalkningen i januar 2022?
Stormhasper: Der er tre vinduer i stueetagen, der mangler stormhasper (bl.a. det hvor vinduet ikke var haspet). Finn sørger for montering.
Bog til at skrive kommentarer fra lejere i – Inge sørger for en ny bog
Inge gennemgår mappen til vores lejere.
Septiktanken skal vi huske at tjekke- Christian er den, der bestiller.
Ligeså skal de vandbeholderne i affugterne i bagehuset og det bagerste rum i underetagen tømmes med mellemrum.
Kreaturerne ved Nygård. Forpagteren er Søren Rasmussen tlf. 26 14 70 44.
NB: Angående vanding af køerne. Der behøver ikke være vand i karret, da køerne kan få vand dels i Karens Bæk / dels i søen mod syd.
Skilt opsættes ved parkeringspladsen.
Møde for Ad – hoc gruppen