Dagsorden til bestyrelsesmødet 17. februar 2014

Deltagere:
Andreas Andersen AA (Danmarks Naturfredningsforening)
Birgitte Romme BR, foreningen Nygårds kasserer

Dines Nordtorp DN (genvalgt af generalforsamlingen 2013, medlem af FU)
Ebbe Enøe EE (udpeget af bestyrelsen)
Henrik Skrydstrup (valgt af generalforsamlingen 2012, medlem af FU)
Inge Adriansen IA (Museum Sønderjylland, Syddansk Universitet)
Inge Gillesberg IG (Skov- og Naturstyrelsen)
Peter Grønlykke PG (Sønderborg provsti)
Asta Broesby-Olsen ABO (genvalgt af generalforsamlingen 2012, medlem af FU og formand) – ordstyrer og referent

Dagsorden

  • Forslag til dato for næste møde: mandag 20. oktober 2014 kl. 16.30 – 18

  1. Velkomst ved ABO – NB vi starter i bagehuset for at se status på renovering og udgravning

     

  2. Siden sidst:

.

  1. Byggesager /forbedringer og vedligeholdelse

  1. Bagehuset:
    Status på renovering: Bygningsskal, dvs. tag og vægge er renoveret. En stor del af arbejdet er udført af de frivillige.

     

Tilskud: Naturstyrelsen har velvilligt imødekommet foreningens ansøgning om støtte til renoveringen af klimaskallen med 48.295,15 kr.


Haderslev Museums udgravning af bagehuset fandt sted fra mandag den 20. januar til torsdag den 23. januar. Som aftalt med museet deltog vi fra Nygård med et graverhold bestående af 4 frivillige (”trillebørsførere af første grad”),og museumsfolkene museumsinspektør Anders Hartvig og udgravningsassistent Leif Christensen brugte Nygård til frokost- og arbejdsrum.
Det var spændende at følge udgravningen. Jydske Vestkysten var på besøg og bragte 24. januar flere sider om arbejdet og om problematikken om at vi selv skulle betale for udgravningen.

30. januar modtog vi brev fra museet om afslutning af udgravningen: Heraf fremgår om bagehusets og Nygårds historie følgende:


Bagehuset, som det fremstår i dag, er opført 1805. Undersøgelsen har vist, at huset er bygget oven
på en ældre bygning. Der er sandsynligvis tale en staldbygning, idet der i hele husets længde kunne erkendes en 1,2 m bred, stensat grebning. På østsiden af grebningen findes et fint, lerstampet gulv. Det ligger ca. 35 cm under nuværende afgravningsniveau. Stalden kan have tilhørt den gård, der er omtalt i de skriftlige kilder fra 1730. Ifølge disse kilder er bygningen faldefærdig, hvorfor man gerne vil have den fjernet. Under staldbygningens gulvlag fandtes endnu et opfyldningslag. Heri fandtes bl.a. hornmalet keramik samt skår af stentøj, som stammer fra Tyskland. På et af skårene ses de sidste to tal af et årstal– **45. Formodentlig har der stået 1645. Under opfyldningslaget fandtes 4 stolpehuller, som må stamme fra en bygning med mindst to faser. I et af stolpehullerne fra den yngste fase fandtes der også skår af stentøj samt stjertpotteskår og munkesten. Stjertpotteskårene kan dateres til sidst i 1500-tallet og 1600-tallet.

Selve Nygård er dateres til 1600-tallet. Den antages at være opført af Hertug Hans den Yngre, men det er aldrig bevist. De ældste fund og anlægsspor, som fremkom 80 cm under nuværende overfladeniveau, kan stamme fra en økonomibygning tilhørende grundlæggerfasen af Nygård. Er det tilfældet har vores udgravning dokumenteret, at Nygård virkelig er opført i 1600-tallet. Det viser, at det kan være Hans den Yngre, som står bag opførelsen.

Brevet angiver følgende vilkår for genoptagelsen af renoveringsarbejdet på bagehuset:


I forbindelse med etableringen af et isoleret gulv med gulvvarme, kan fladen afgraves ned til lergulvet
uden en yderligere undersøgelse. Er det nødvendigt at afgrave fladen til under gulvlaget, skal udgravningen genoptages og opfyldningslaget registreres.

Bygherre skal være opmærksom på, at hvis der under afgravningsarbejdet fremkommer væsentlige anlæg eller konstruktioner, som ikke blev registreret i forbindelse undersøgelse skal anlægsarbejdet (jf. museumslovens § 27, lov nr. 473 af 7. juli 2001) omgående indstilles i det omfang, det berører fortidsmindet og Museum Sønderjylland, Arkæologi Haderslev adviseres.
Det kan oplyses, at skulle denne situation opstå, vil
bygherre ikke skulle udrede udgifterne til en eventuel arkæologisk undersøgelse.

Det betyder, at Foreningen Nygård kan sænke fladen med yderligere 35-40 cm i forhold til nuværende overflade uden risiko for at skulle afholde yderligere udgifter til en arkæologisk udgravning. Alle de sten, I har gravet ned til i forbindelse med fjernelsen af bageovnene, tilhører bagehuset fra 1805, og dem kan I roligt fjerne. Kloakrørene kan lægges i de render vi har gravet.

Vi afventer nu den endelige beretning samt regningen på udgravningen (anslået til max. 65.237,60 + moms).

I en opfølgende mail skriver Per Ethelberg: ”I får tilsendt en beretning når den er skrevet. Da det jo ikke er en stor sag, går der nok ikke så lang tid inden den er færdig. Selv om det er en lille undersøgelse, har det været en øjenåbner for os, da vi har kunnet se, hvor stort et potentiale gamle bygninger kan dække over.”

    1. Ansøgning til A.P. Møller-fonden om støtte til bagehuset blev indsendt 9. december 2013. 8. januar blev vi ringet op af Ulla Lunn fra A.P.Møller-fonden, der udbad sig uddybende økonomiske oplysninger om vort budget i form af en præcisering af dels vores egenfinansiering dels hvilket beløb vi søgte samt gav det råd om at holde ansøgning om støtte til indretning ude af A.P.Møller-ansøgningen og søge andre fonde om støtte hertil. Egenfinansiering kunne bl.a. bestå af værdien af eget frivilligt arbejde. Disse oplysninger blev indsendt samme dag (ansøgt beløb præciseret til 942.875 .
      22. januar blev vi igen kontaktet af Ulla Lunn, der gerne ville have tilsendt de indsendte billeder digitalt. Billeder blev indsendt samme dag.

    2. Tillæg til lejekontrakt Karsten Romme, Naturstyrelsen, har meddelt, at han er i gang med at udarbejde et tillæg til vores lejekontrakt omfattende bagehuset. Vi vil få ansvar for såvel udvendig som indvendig vedligeholdelse.

    1. Forbedringer /vedligeholdelse /anskaffelser:
      Fyret: utæt ventil og ny cirkulationspumpeEgonopdagede heldigvis i tide, at der var en utæt ventil i vandtilførslen til fyret og ydermere flere tærede rør. Udgiften hertil samt udskiftning af cirkulationspumpe blev dækket af Naturstyrelsen. en ny cirkulationspumpe.

       

Operation mærkning FU har besluttet at mærke havemøblerne (brændes i) samt sætte politiets anbefalede mærkater på adgangsdørene til Nygård.

    1. Aktiviteter på Nygård

      1. Udlejningen i 2013
        Antal gennemførte lejemål: 81 - 12 = 69
        Antal dage, der har været gæster på Nygård: 186
        Antal gæster i forbindelse med lejemål: 1069 (anslået)

        Vi har her i starten af 2014 oplevet at en lejer der havde booket 2½ uge i januar og 3 uger i marts først aflyste januar-bookningen og nu lige har aflyst marts også. Vi overvejer, hvorledes vi fremover skal tackle lejemål af ud over en uges varighed, f.eks. med strammere afbestillingsvilkår.

    1. Arrangementer:
      Efterårets 4 arrangementer har været en mere afdæmpet affære end forårets, hvilket afspejles i et samlet deltagerantal på 107, mens forårets var 1121, især udeblev publikum - desværre og mærkværdigt nok- til Bogens dag, hvor der bare var 12 deltagere.

    1. Arbejdet i arbejdsgrupperne:
      Arrangementsgruppen (4) – har netop haft første møde med Olferts venner om et blueskoncertsamarbejde til efteråret.


Bagegruppen (9) – en kampagne sidst på året gav flere nye kagebagere

Adhocgruppen (7) – fik også et par nye medlemmer

Brændegruppen (9) – mødes stort set hver tirsdag året rundt. Brændegruppen har siden efterårets storme haft travlt med at rydde de områder, som Egon udpeger – især de træer, der ligger tæt på vejen.

Driftsgruppen (3) – får løbende vedligeholdelsesopgaver, f.eks. igen en knust rude.

Bagehusgruppen (5) – blev startet i foråret 2013. Gruppen har ansvar for det arbejde de frivillige kan udføre på bagehuset. Der er tegnet en forsikring specielt for dette arbejde.

Havegruppen (7) - gruppen er ikke rigtig aktiv i vinterhalvåret

Ugevagtsgruppen (8) - 2 gange årligt fordeles ugerne mellem gruppens medlemmer. Ugevagten kontakter lejeren en uges tid før lejemål og aftaler udlevering og aflevering af nøglen. Efter lejemålet kontrolleres rengøringen, så depositum kan tilbagebetales.
Alle ugevagter har nu egen nøgle.

Vaskegruppen (4-5) - vasker sengelinned og håndklæder på skift for de lejere, der ikke medbringer sengelinned, men lejer det af Nygård (betales oveni lejen). Herudover vaskes de viskestykker og klude, som Nygård til rådighed for lejerne.

Herudover har vi 3 en-mands-job:
Kassererjobbet (BR) Det er et rimeligt stort regnskab med mange poster. Her i 2013 har der udover selve Nygårds regnskab været flere underregnskaber at varetage: regnskabet til LAG, bagehusregnskabet samt operaregnskabet.

Booking-jobbet (ABO) består i at registrere/udfylde lejekontrakter og videresende dem til kasserer samt indføre dem i kalenderen, så den til enhver tid er ajourført. Herudover at svare på spørgsmål om udlejningen og mange praktiske ting i forbindelse med lejemål, samt fremvisninger i en del tilfælde.
Den næste kontrakt der skrives bliver nr. 500 ;-)

Hjemmeside-jobbet (ABO) løbende ajourføring af siden.

    1. Aktiviteter /tiltag for de frivillige

Frivilliglejemål: De frivillige har fortsat mulighed for at leje Nygård for 150 kr. pr døgn på ikke udlejede dage de kommende 14 dage (rullende). 24 frivilliglejemål har været afviklet/booket siden vi indførte det i april 2012.

Hvert år laver vi et særligt arrangement, som specielt er målrettet mod de frivillige samt Foreningen Nygårds medlemmer.

Det bliver i år operatur til ”Barbereren i Sevilla” som opføres af Den Ny Opera i Esbjerg 30. april 2014.
Vi har lejet en bus til 52 personer. Lars Ole Mathiasen har reserveret 52 billetter til os – gode pladser til særpris 320 kr. (og vi skal kun betale for de pladser vi bruger).
Før operaen serveres der en buffet i Caféen i operaen.
Samlet pris 636 kr. pr. person

FU har besluttet at give et tilskud på 400 kr. til de frivillige samt 100 kr. til medlemmer og Operafrivillige, mens andre interesserede må betale den fulde pris.

Invitation er udsendt til foreningens aktive frivillige, alle medlemmer af Foreningen Nygård samt operafrivillige.
Pt. er der 29 tilmeldte.

PS: Bestyrelsen kan selvfølgelig også deltage.

18. februar afholdes arrangementet ”Bag om Barbereren i Sevilla”, hvorLars Ole Mathiasen og operasanger Jacob Næslund Madsen fortæller om og synger fra "Barberen i Sevilla" og fortæller om arbejdet med opsætning af en operaforestilling. Alle er velkomne.

.

  1. Generalforsamling fastlagt til mandag 24. marts kl. 19
    Indkaldelse udsendes efter bestyrelsesmødet – se bilag

  2. Økonomi: De 125.000 kr. fra LAG er modtaget 21 januar. Vi skal tilbagebetale kommunen det midlertidige lån til mellemfinansieringen på 55.000 kr.

Revisor – vores revisor i 2012 har valgt at trappe ned, og har derved ikke mere autorisation som registreret revisor. BR har indhentet forskellig tilbud – fra 9-13.000 kr. Har forespurgt hos vores tidligere revisor.

  1. Administration af soverum og sovepladser, når bagehuset står færdigt
    Danmarks Naturfredningsforening har gjort opmærksom på, at der af FU-referat fra 7. august frem går, at der vil være 11 soverum på Nygård, hvilket ikke er i overensstemmelse med de 10 soverum , som vi har fået byggetilladelse til (som igen er baseret på dispensationen fra strandbeskyttelseslinien).

I forbindelse med byggetilladelsen indsendte FU følgende notat til sagsbehandlingen:

”Notat vedr ombygningen af det tidligere hønsehus kaldet bagehuset.
Foreningen Nygård´s forretningsudvalg gør opmærksom på, at det kommende byggeri med indretning af bagehuset til overnatning, ikke medfører øget belægning, men at det kun er beregnet på en større fleksibilitet i udlejningen.

I stedet for 10 sengepladser i hovedbygningen, hvoraf de otte er i dobbeltværelse, kan vi nu tilbyde enkeltværelser til alle.

Indretningen af bagehuset (senest hønsehus) er således i overensstemmelse med Naturstyrelsens dispensation fra strandbeskyttelseslinien.”

Omtalen af sovepladser i JydskeVestkystens artikel om udgravningen af bagehuset kan have givet anledning til misforståelser.

Bestyrelsen bedes drøfte, hvorledes administrationen af soverum og sovepladser skal foregå , når på et tidspunkt bagehuset kan tages i brug, således at foreningen overholder præmisserne for byggetilladelsen.

Efter aftale med Naturstyrelsen kan der i kortere perioder opsættes telte til overnatning på Nygårds grund . Denne mulighed bruges af enkelte lejere i sommerperioden.

  1. Bestyrelsens input til Nygårds fremtidige aktiviteter og drift.

  1. Evt.